BURMISTRZA MIASTA KOSTRZYN NAD ODRĄ

z dnia 16 czerwca 2008 r.

w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Kostrzyn nad Odrą

(Gorzów Wielkopolski, dnia 28 lipca 2008 r.)

Na podstawie art. 33 ust. 2 w związku z art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zmianami) zarządza się, co następuje:

§ 1. Nadaje się Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Kostrzyn nad Odrą w brzmieniu stanowiącym załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się: zastępcy burmistrza miasta, sekretarzowi miasta, skarbnikowi miasta oraz kierownikom komórek organizacyjnych.

§ 3. Traci moc zarządzenie Nr 37/2005 Burmistrza Miasta Kostrzyn nad Odrą z dnia 15 kwietnia 2005r. opublikowane w Dzienniku Urzędowym Województwa Lubuskiego Nr 52, poz. 1105 z dnia 24 sierpnia 2005r.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2008r. i podlega ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Województwa Lubuskiego.

ZAŁĄCZNIK Nr 1 

Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Kostrzyn nad Odrą

Dział I 

Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Regulamin Organizacyjny, zwany dalej regulaminem określa szczegółową strukturę organizacyjną Urzędu Miasta Kostrzyn nad Odrą oraz zasady i tryb jego działania.

2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

  1)  radzie - należy przez to rozumieć Radę Miasta Kostrzyn nad Odrą;

  2)  urzędzie i zakładzie pracy - należy przez to rozumieć Urząd Miasta Kostrzyn nad Odrą;

  3)  burmistrzu - należy przez to rozumieć burmistrza miasta Kostrzyn nad Odrą;

  4)  zastępcy - należy przez to rozumieć zastępcę burmistrza miasta;

  5)  sekretarzu - należy przez to rozumieć sekretarza miasta;

  6)  skarbniku - należy przez to rozumieć skarbnika miasta;

  7)  wydziale - należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne urzędu o tej nazwie;

  8)  naczelniku wydziału - należy przez to rozumieć naczelników wydziałów;

  9)  biurach - należy przez to rozumieć wewnętrzne samodzielne komórki organizacyjne urzędu działające poza wydziałami na prawach samodzielnych referatów;

10)  referatach - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną wydziału lub samodzielny referat;

11)  komórkach organizacyjnych - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne urzędu wymienione w § 5 ust. 1 niniejszego regulaminu;

12)  kierownikach - należy przez to rozumieć kierowników komórek organizacyjnych;

13)  miejskich jednostkach organizacyjnych - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną utworzoną do realizacji zadań miasta;

14)  mieście - należy przez to rozumieć Miasto Kostrzyn nad Odrą;

15)  regulaminie - należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Kostrzyn nad Odrą.

§ 2. 1. Urząd jest jednostką organizacyjną miasta przy pomocy której burmistrz wykonuje zadania z zakresu administracji publicznej, wynikające z zadań własnych miasta, zadań zleconych z mocy ustaw lub przyjętych przez miasto w drodze porozumień.

2. Urząd jest aparatem wykonawczym burmistrza, sprawującym równocześnie obsługę rady i jej komisji.

3. Urząd działa na podstawie obowiązujących przepisów prawa, statutu miasta i regulaminów oraz aktów prawnych wydanych przez burmistrza i radę.

Dział II 

Organizacja urzędu

§ 3. 1. Siedzibą urzędu jest Kostrzyn nad Odrą.

§ 4. 1. Pracą urzędu kieruje burmistrz przy pomocy zastępcy burmistrza, sekretarza i skarbnika, którzy wykonując wyznaczone zadania zapewniają w powierzonym im zakresie kompleksowe rozwiązywanie problemów wynikających z zadań miasta i kontrolują działalność komórek organizacyjnych.

§ 5. 1. W skład urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne (nazwa i symbol):

  1)  Straż Miejska w Kostrzynie nad Odrą, SM;

  2)  Wydział Administracyjno - Organizacyjny, OA;

  3)  Biuro Radców Prawnych, BRP;

  4)  Biuro Obsługi Interesanta, BOI;

  5)  Biuro Rady Miasta, BRM;

  6)  Wydział Finansowy, FK;

  7)  Wydział Gospodarki Przestrzennej i Obsługi Inwestora, GP;

  8)  Wydział Gospodarki Komunalnej i Lokalowej, GK;

  9)  Referat Gospodarki Mieszkaniowej, GM;

10)  Referat Inwestycji i Remontów, IR;

11)  Urząd Stanu Cywilnego, USC;

12)  Wydział Oświaty, Kultury i Opieki, OK;

13)  Referat Świadczeń Społecznych, RS;

14)  Biuro Integracji Europejskiej i Współpracy Międzynarodowej, BIE;

15)  Referat Spraw Wojskowych i Obrony Cywilnej, WO;

16)  stanowisko ds. ochrony informacji niejawnych, IN;

17)  stanowisko ds. bezpieczeństwa i higieny pracy i ochrony ppoż., BHP;

18)  stanowisko ds. promocji miasta, PR;

19)  pełnomocnik burmistrza ds. Systemu Zarządzania Jakością, ISO;

20)  audytor wewnętrzny, AU.

2. Strukturę organizacyjną urzędu przedstawia schemat stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszego regulaminu.

3. Struktura stanowiskowa urzędu stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego regulaminu.

§ 6. 1. W urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:

  1)  burmistrz;

  2)  zastępca burmistrza;

  3)  sekretarz miasta;

  4)  skarbnik miasta;

  5)  kierownik Urzędu Stanu Cywilnego i zastępca kierownika Urzędu Stanu Cywilnego;

  6)  komendant Straży Miejskiej;

  7)  kierownicy i ich zastępcy.

Burmistrz 

§ 7. 1. Burmistrz wykonuje zadania określone w ustawie o samorządzie gminnym oraz w innych przepisach określających kompetencje burmistrza, a także w statucie miasta i niniejszym regulaminie.

2. Burmistrz w szczególności:

  1)  reprezentuje miasto oraz urząd na zewnątrz i utrzymuje kontakty z miejscowym środowiskiem;

  2)  kieruje bieżącymi sprawami miasta i urzędu, kieruje urzędem na zasadzie jednoosobowego kierownictwa ponosząc odpowiedzialność za wyniki jego pracy, zapewnia warunki praworządnego i efektywnego funkcjonowania urzędu;

  3)  wydaje decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej;

  4)  nadzoruje wykonanie zadań zleconych;

  5)  rozstrzyga spory kompetencyjne między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi;

  6)  ogłasza budżet miasta i sprawozdania z wykonania budżetu;

  7)  podejmuje decyzje w sprawach obronnych i obrony cywilnej, w zakresie określonym w odrębnych przepisach;

  8)  udziela pisemnego upoważnienia pracownikom do wydawania decyzji administracyjnych;

  9)  wykonuje funkcję zwierzchnika służbowego i pracodawcy wobec wszystkich pracowników urzędu; dokonuje czynności z zakresu prawa pracy na zasadach określonych odrębnymi przepisami;

10)  wykonuje funkcję zwierzchnika służbowego i pracodawcy wobec kierowników miejskich jednostek organizacyjnych z uwzględnieniem art. 30 ust. 2 pkt 5 ustawy o samorządzie gminnym;

11)  ustala wynagrodzenie dla pracowników urzędu wynikające ze stosunku pracy.

3. W czasie nieobecności burmistrza jego zadania wykonuje zastępca burmistrza lub inna osoba wyznaczona przez burmistrza na piśmie.

4. Organem doradczym burmistrza jest kolegium burmistrza w skład którego wchodzą: zastępca burmistrza, sekretarz, skarbnik oraz kierownicy.

5. Organizację pracy kolegium burmistrza reguluje burmistrz odrębnym zarządzeniem.

6. Burmistrzowi bezpośrednio podlegają:

  1)  Straż Miejska;

  2)  Urząd Stanu Cywilnego;

  3)  Wydział Oświaty, Kultury i Opieki;

  4)  Biuro Integracji Europejskiej i Współpracy Międzynarodowej;

  5)  Referat Spraw Wojskowych i Obrony Cywilnej;

  6)  stanowisko ds. BHP i ochrony ppoż.;

  7)  Biuro Radców Prawnych;

  8)  stanowisko ds. ochrony informacji niejawnych;

  9)  audytor wewnętrzny;

10)  stanowisko ds. promocji miasta;

11)  pełnomocnik burmistrza ds. Systemu Zarządzania Jakością.

7. Zastępcy burmistrza podlegają:

  1)  Wydział Gospodarki Przestrzennej i Obsługi Inwestora;

  2)  Wydział Gospodarki Komunalnej i Lokalowej;

  3)  Referat Inwestycji i Remontów.

Sekretarz 

§ 8. 1. Sekretarz jest jednocześnie naczelnikiem Wydziału Organizacyjno - Administracyjnego.

2. Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie urzędu, warunki jego działania i w tym samym zakresie nadzoruje działalność komórek organizacyjnych oraz zapewnia prawidłową obsługę interesantów.

3. Sekretarzowi bezpośrednio podlegają:

  1)  Wydział Organizacyjno - Administracyjny;

  2)  Biuro Obsługi Interesanta;

  3)  Biuro Rady Miasta.

Skarbnik 

§ 9. 1. Do zadań skarbnika należy organizacja i kierowanie pracą Wydziału Finansowego. Prawa i obowiązki skarbnika określają odrębne przepisy.

2. Skarbnik w szczególności:

  1)  opracowuje projekt budżetu miasta;

  2)  występuje z propozycjami dotyczącymi stawki podatków i opłat lokalnych oraz ulg i zwolnień w tych podatkach;

  3)  rozpatruje podania w sprawach odraczania, rozkładania na raty, zaniechania poboru lub umarzania podatków i opłat, a także innych należności.

3. Skarbnik wydaje decyzje w zakresie wymienionym w ust. 2 w granicach posiadanych pełnomocnictw oraz zajmuje się problemami ekonomiczno - finansowymi miasta oraz obsługą finansową urzędu.

4. Skarbnikowi podlega Wydział Finansowy.

5. Zastępca skarbnika współpracuje z miejskimi jednostkami organizacyjnymi w zakresie planowania budżetu oraz sprawozdawczości, a także uczestniczy w kontrolach związanych z realizacją budżetu.

Kierownicy 

§ 10. 1. Do zadań kierowników należy zapewnienie należytej organizacji pracy, sprawnego wykonywania zadań swojej komórki organizacyjnej, a w szczególności:

  1)  przygotowywanie i opracowywanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach należących do kompetencji swojej komórki organizacyjnej;

  2)  planowanie i organizowanie pracy swojej komórki organizacyjnej;

  3)  dokonywanie podziału czynności pomiędzy pracowników swojej komórki organizacyjnej;

  4)  zapewnienie dyscypliny w swojej komórce organizacyjnej;

  5)  wnioskowanie w sprawach przyjmowania, zwalniania, awansowania, wyróżniania, karania pracowników swojej komórki organizacyjnej oraz wyrażanie zgody na wykorzystanie przez pracowników urlopów wypoczynkowych;

  6)  opracowywanie uchwał i materiałów dla burmistrza i na sesje rady;

  7)  opracowywanie sprawozdań i informacji z realizacji uchwał w zakresie ustalonym przez radę i burmistrza;

  8)  uczestniczenie w sesjach rady oraz w posiedzeniach komisji rady w zakresie ustalonym przez burmistrza lub na zaproszenie komisji;

  9)  ochrona danych osobowych przetwarzanych w swojej komórce organizacyjnej.

Wspólne zadania komórek organizacyjnych 

§ 11. 1. Do wspólnych zadań komórek organizacyjnych należy:

  1)  organizowanie, wykonywanie i wdrażanie zadań określonych w aktach prawnych dotyczących samorządu gminnego, uchwałach rady oraz zarządzeniach burmistrza;

  2)  inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji zadań określonych w budżecie miasta oraz planach wieloletnich i strategii rozwoju miasta;

  3)  ponoszenie odpowiedzialności za prawidłowe dysponowanie środkami finansowymi, określonymi w budżecie na realizację zadań merytorycznych, w tym również przestrzegania dyscypliny budżetowej;

  4)  udział w rozpatrywaniu skarg dotyczących pracy swojej komórki organizacyjnej, badanie ich zasadności, analizowanie źródeł i przyczyn powstania, podejmowanie działań zapewniających należyte i terminowe ich załatwianie, przygotowanie propozycji odpowiedzi na skargi;

  5)  przestrzeganie zasad prawidłowej obsługi interesantów oraz zapewnienie terminowego załatwiania spraw wpływających do swojej komórki organizacyjnej;

  6)  współdziałanie z miejskimi jednostkami organizacyjnymi oraz organizacjami działającymi na terenie miasta w zakresie realizacji zadań merytorycznych swojej komórki organizacyjnej;

  7)  opracowywanie sprawozdawczości statystycznej i innych prac statystycznych wynikających z programu badań statystycznych GUS oraz resortowej sprawozdawczości statystycznej w zakresie określonym przepisami, zapewniając zgodność sprawozdań ze stanem faktycznym;

  8)  przygotowywanie na potrzeby burmistrza okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań wynikających z merytorycznej działalności swojej komórki organizacyjnej;

  9)  opracowywanie oraz przekazywanie do publikowania informacji;

10)  prowadzenie spraw rad osiedli, samorządu mieszkańców i indywidualnych mieszkańców w zakresie merytorycznej odpowiedzialności swojej komórki organizacyjnej;

11)  udzielanie zainteresowanym informacji z zakresu ustawy o dostępie do informacji publicznej;

12)  opracowywanie oraz publikowanie informacji w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP), zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001r. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.);

13)  realizacja tematyczna i odpowiedzialność merytoryczna za przygotowanie i aktualizację treści wynikających z realizacji zadań własnych w serwisie internetowym miasta oraz informacji z zakresu ustawy o dostępie do informacji publicznej w Biuletynie Informacji Publicznej.

Dział III 

Szczegółowe zakresy działania komórek organizacyjnych

Wydział Organizacyjno - Administracyjny (OA) 

§ 12. 1. Wydziałem kieruje sekretarz.

2. Do podstawowego zakresu działania wydziału należy:

a)  zadania własne:

1)     prowadzenie rejestru zarządzeń burmistrza;

2)     koordynacja kontroli wewnętrznej sprawowanej przez kierowników;

3)     obsługa narad burmistrza, posiedzeń rady i jej komisji (BRM);

4)     zarząd budynkami administracyjnymi, gospodarka lokalami biurowymi urzędu;

5)     prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi;

6)     prowadzenie spraw związanych z nadzorem właścicielskim spółek komunalnych;

7)     zapewnienie zaopatrzenia materialnego i technicznego, w tym materiałów i pomocy biurowych, druków, formularzy, zakup sprzętu oraz maszyn i urządzeń biurowych oraz prowadzenie w tym zakresie dokumentacji;

8)     prowadzenie gospodarki odzieżą ochronną, roboczą;

9)     prowadzenie spraw związanych z zamawianiem pieczęci i tablic urzędowych;

10)   prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem mienia w urzędzie i pozostałych obiektach;

11)   zapewnienie estetycznego utrzymania pomieszczeń biurowych w urzędzie oraz nadzoru nad pracą obsługi - sprzątaczek, konserwatora, kierowcy, doręczyciela oraz usługobiorców obcych;

12)   wykonywanie zadań związanych z funkcjami reprezentacyjnymi burmistrza i obsługą delegacji;

13)   przyjmowanie i ewidencjonowanie korespondencji wpływającej do urzędu (BOI);

14)   przyjmowanie interesantów zgłaszających się do burmistrza i sekretarza w sprawach skarg i wniosków;

15)   prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg i wniosków wpływających do urzędu oraz opracowywanie okresowych informacji i analiz o sposobie ich załatwiania (współpraca z BRP);

16)   przyjmowanie i nadawanie faksów, obsługa centrali;

17)   przekazywanie właściwym komórkom organizacyjnym korespondencji zadekretowanej przez burmistrza, zastępcę burmistrza lub sekretarza;

18)   załatwianie spraw związanych z zatrudnianiem, zwalnianiem i wynagradzaniem pracowników urzędu oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych oraz prowadzenie akt osobowych pracowników urzędu;

19)   organizowanie szkoleń pracowników urzędu;

20)   prowadzenie praktyk uczniowskich i studenckich, umów wolontariackich, staży;

21)   wydawanie świadectw pracy i zaświadczeń o zatrudnieniu byłym pracownikom urzędu oraz zlikwidowanych instytucji, których akta osobowe są przechowywane w urzędzie;

22)   współpraca z Urzędem Pracy w zakresie zatrudnienia w ramach prac interwencyjnych oraz naboru do pracy;

23)   nadzór nad całością prac związanych z informatyzacją urzędu;

24)   administrowanie wewnętrzną siecią komputerową urzędu;

25)   udzielanie pracownikom instruktażu na temat eksploatacji systemów komputerowych;

26)   zabezpieczanie danych z wdrożonych systemów oraz przechowywanie dokumentacji systemów, nadzór nad bezpieczeństwem danych;

27)   usuwanie drobnych awarii sprzętu i oprogramowania;

28)   zabezpieczenie serwisu pogwarancyjnego sprzętu komputerowego i oprogramowania;

29)   utrzymywanie kontaktów z mediami poprzez rzecznika urzędu;

30)   udzielanie i cofanie decyzji na prowadzenie zbiórek publicznych organizowanych na terenie miasta;

31)   wydawanie decyzji na przeprowadzenie zgromadzeń publicznych, imprez masowych organizowanych na terenie miasta;

32)   realizacja tematyczna i odpowiedzialność merytoryczna za przygotowanie i aktualizację treści zawartych w serwisie internetowym miasta wynikających z realizacji zadań własnych;

33)   prowadzenie dokumentacji związanej z oświadczeniami majątkowymi pracowników urzędu i jednostek organizacyjnych oraz radnych;

34)   załatwianie spraw związanych z obowiązkiem zgłaszania do Rejestru Korzyści;

35)   nadzór redakcyjny nad Biuletynem Informacji Publicznej,

b)  zadania zlecone:

1)     wykonywanie prac przygotowawczych związanych z wyborami Prezydenta RP, do Sejmu i Senatu oraz rad gmin;

2)     wykonywanie prac związanych z wyborami ławników.

Biuro Radców Prawnych (BRP) 

§ 13. 1. Do podstawowego zakresu działania Biura Radców Prawnych należy wykonywanie obsługi prawnej urzędu, burmistrza, rady i jej komisji, a w szczególności:

  1)  opiniowanie pod względem prawnym i redakcyjnym aktów prawnych burmistrza oraz projektów uchwał kierowanych pod obrady rady, jak również opiniowanie aktów prawnych przekazanych do konsultacji;

  2)  zapewnienie obsługi prawnej burmistrzowi i doradztwa prawnego na rzecz komórek organizacyjnych, jak również prowadzenia spraw przed sądami powszechnymi i administracyjnymi;

  3)  opiniowanie projektów umów i porozumień;

  4)  wydawanie opinii prawnych dotyczących umów w sprawach majątkowych;

  5)  wydawanie opinii prawnych dotyczących rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy oraz innych spraw kadrowych;

  6)  wydawanie opinii prawnych dotyczących umarzania wierzytelności;

  7)  udzielanie wyjaśnień w sprawie obowiązującego stanu prawnego w zakresie spraw określonych, w szczegółowym zakresie działania komórek organizacyjnych;

  8)  udzielanie wyjaśnień i porad oraz pomocy prawnej organom miasta;

  9)  udzielanie pomocy i instruktażu pracownikom urzędu w zakresie interpretacji przepisów prawnych i praktycznego ich stosowania;

10)  obsługa prawna sesji rady.

2. Wykonywanie innych zadań przewidzianych w ustawie o radcach prawnych.

3. Referent BRP zajmuje się całością spraw związanych z organizacją, przyjmowaniem i rozpatrywaniem skarg wpływających do urzędu.

Biuro Obsługi Interesanta (BOI) 

§ 14. 1. Biuro Obsługi Interesanta wchodzi w skład Wydziału Organizacyjno - Administracyjnego.

2. Jednym z podstawowych zadań wykonywanych przez inspektorów ds. obsługi interesantów jest świadczenie usług o charakterze administracyjnym na rzecz mieszkańców miasta i innych osób oraz podmiotów realizujących własne interesy na terenie miasta.

3. Biuro Obsługi Interesanta to miejsce pierwszego kontaktu z urzędem.

4. Pracownik biura pełni rolę gospodarza i przewodnika interesanta.

5. Podstawowe zadania przedmiotowe na stanowisku:

  1)  udzielanie informacji o sposobie załatwiania spraw przez klientów;

  2)  obsługa interesantów w zakresie: wydawanie druków wniosków do załatwienia spraw, pomoc przy ich wypełnianiu, przyjmowanie wniosków wraz z wymaganą dokumentacją i przekazywanie komórkom organizacyjnym celem ich załatwienia, wydawanie interesantom decyzji, zaświadczeń i innych dokumentów przygotowanych przez komórki organizacyjne;

  3)  udzielanie informacji o strukturze organizacyjnej urzędu, udzielanie informacji o instytucjach i stowarzyszeniach działających na terenie miasta, wskazywanie kompetentnych osób i miejsca do załatwienia spraw;

  4)  dysponowanie materiałami instruktażowymi i promocyjnymi miasta z uwzględnieniem potrzeb mieszkańców i ich uzupełnianie;

  5)  uzupełnianie brakujących wzorów druków i materiałów instruktażowych;

  6)  wnioskowanie i planowanie spraw związanych z usprawnieniem pracy w urzędzie;

  7)  udostępnianie interesantom dostępu do Biuletynu Informacji Publicznej;

  8)  informowanie pracownika merytorycznego o konieczności przyjęciu interesanta w BOI (niepełnosprawność interesanta, choroba itp.);

  9)  odbieranie korespondencji przychodzącej z placówki pocztowej, od mieszkańców, interesantów składających pisma, wnioski itp. bezpośrednio w urzędzie;

10)  bieżąca rejestracja korespondencji przychodzącej zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej;

11)  przekazywanie korespondencji sekretarzowi w celu jej dekretacji;

12)  przekazywanie korespondencji do komórek organizacyjnych.

Biuro Rady Miasta (BRM) 

§ 15. 1. Biurem Rady Miasta kieruje sekretarz przy pomocy pracownika merytorycznego.

2. Do podstawowego zakresu działania biura należy:

  1)  opracowywanie i analizowanie realizacji planu pracy rady;

  2)  obsługa merytoryczna i organizacyjna rady, komisji rady i radnych;

  3)  przekazywanie właściwym komórkom organizacyjnym do realizacji spraw wynikających z uchwał rady, wniosków komisji oraz zarządzeń burmistrza;

  4)  organizacyjne przygotowanie posiedzeń rady i komisji rady;

  5)  prowadzenie zbiorów i rejestrów uchwał rady, wniosków i opinii komisji oraz interpelacji radnych, nadawanie biegu ich realizacji;

  6)  nadawanie biegu zgłaszanym skargom i wnioskom mieszkańców;

  7)  organizowanie spotkań i dyżurów radnych;

  8)  protokołowanie posiedzeń rady oraz komisji rady;

  9)  redagowanie i przesyłanie ustaleń rady kierownikom oraz kierownikom miejskich jednostek organizacyjnych;

10)  obsługa biurowa i prowadzenie rejestrów odznaczeń honorowych miasta oraz medali pamiątkowych "Zasłużony dla Miasta Kostrzyn nad Odrą";

11)  prowadzenie ewidencji składu osobowego rady i komisji rady;

12)  przekazywanie w ustawowym terminie uchwał rady Wojewodzie Lubuskiemu, Regionalnej Izbie Obrachunkowej oraz burmistrzowi i kierownikom miejskich jednostek organizacyjnych;

13)  przekazywanie uchwał rady do publikacji w środkach masowego przekazu oraz w formie obwieszczeń;

14)  organizowanie szkoleń radnych;

15)  współpraca z przewodniczącym rady celem przygotowania w oparciu o zebrane propozycje rocznego planu pracy rady;

16)  obsługa dyżurów przewodniczącego i wiceprzewodniczących rady;

17)  obsługa komisji dyscyplinarnej II instancji dla rozstrzygania spraw dyscyplinarnych pracowników urzędu;

18)  wykonywanie innych zadań wynikających z ustawy o samorządzie gminnym zleconych przez przewodniczącego i wiceprzewodniczących Rady;

19)  zapewnienie niezbędnej pomocy radnym w sprawowaniu przez nich mandatów, w tym w sprawach interwencji;

20)  przekazywanie wniosków radnych w sprawach interwencji kierowanych do burmistrza;

21)  opracowywanie projektów zmian statutu miasta wynikających z kompetencji rady;

22)  współudział w organizowaniu i przeprowadzaniu wyborów samorządowych, parlamentarnych, prezydenckich, referendów oraz konsultacji społecznych;

23)  przygotowywanie wyborów ławników do sądów powszechnych.

Wydział Finansowy (FK) 

§ 16. 1. Wydziałem Finansowym kieruje skarbnik przy pomocy zastępcy skarbnika.

2. Do zakresu działania wydziału należy:

  1)  opracowywanie projektu budżetu:

a)  przygotowywanie projektów zarządzeń w sprawie przygotowania projektu budżetu,

b)  kompletowanie materiałów źródłowych do sporządzenia projektu budżetu,

c)  przygotowanie projektu budżetu,

d)  przygotowywanie projektów uchwał rady w sprawach zatwierdzenia budżetu,

e)  przygotowywanie układu szczegółowego wykonania budżetu dla jednostek i zakładów budżetowych realizujących jego wykonanie,

f)  przygotowywanie informacji półrocznej i rocznej z realizacji planu dochodów i wydatków budżetowych,

g)  przygotowanie zarządzeń burmistrza w sprawie zmian w budżecie,

h)  przygotowanie projektów uchwał budżetowych w zakresie zmian budżetowych;

  2)  nadzór nad prawidłowym wykonaniem budżetu;

  3)  zapewnienie płynności finansowej;

  4)  prowadzenie pełnej obsługi księgowej w zakresie dochodów i wydatków budżetowych;

  5)  prowadzenie ewidencji przychodów i rozchodów budżetowych oraz spraw związanych z obsługą finansową pożyczek i kredytów;

  6)  prowadzenie obsługi księgowej zadań zleconych i powierzonych z zakresu administracji rządowej;

  7)  sporządzanie jednostkowych i zbiorczych sprawozdań statystycznych wykonania dochodów budżetu miesięcznych, półrocznych i rocznych;

  8)  sporządzanie zbiorczych sprawozdań statystycznych z działalności pozabudżetowej (dla zakładów budżetowych, funduszy celowych i środków specjalnych);

  9)  sporządzanie zbiorczych i jednostkowych sprawozdań statystycznych z realizowanych przez miasto zadań zleconych i powierzonych z zakresu administracji rządowej;

10)  kontrola przestrzegania dyscypliny budżetowej;

11)  w zakresie podatków:

a)  naliczanie podatku od nieruchomości, środków transportowych, podatku rolnego i leśnego od osób fizycznych i prawnych, czynszów dzierżawnych, spłaty za wieczyste użytkowanie gruntów,

b)  bieżące kontrolowanie decyzji dotyczących wymiaru podatku od nieruchomości,

c)  analizowanie i opiniowanie podań w sprawach odraczania, rozkładania na raty lub umarzania podatków i opłat,

d)  analizowanie i opiniowanie odwołań, skarg i zażaleń w sprawach wymiaru podatków,

e)  przygotowywanie projektów uchwał rady w sprawach ustalania wysokości podatków i opłat lokalnych zastrzeżonych do właściwości rady,

f)  gromadzenie materiałów informacyjnych dla celów wymiaru podatku od nieruchomości oraz wykorzystanie ich dla celów postępowania egzekucyjnego,

g)  sporządzanie sprawozdań o dochodach oraz danych do sprawozdania z wykonania budżetu,

h)  prowadzenie windykacji należności niepodatkowych,

i)   przygotowywanie projektów pism w zakresie egzekucji administracyjnej i sądowej,

j)   współpraca z Urzędem Skarbowym i innymi organami upoważnionymi do prowadzenia egzekucji w zakresie zobowiązań podatkowych i innych,

k)  przygotowywanie decyzji o rozłożeniu na raty, odroczeniu lub o umorzeniu tytułów podatkowych i niepodatkowych,

l)   pobór podatkowych i niepodatkowych należności budżetowych wynikających ze stosownych przepisów;

12)  naliczanie wynagrodzeń pracownikom urzędu oraz rozliczanie ich z Urzędem Skarbowym i ZUS-em;

13)  prowadzenie obsługi kasowej urzędu;

14)  prowadzenie rachunkowości Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;

15)  ewidencja syntetyczna majątku urzędu;

16)  rozliczanie wyjazdów służbowych pracowników;

17)  prowadzenie spraw związanych z opłatą skarbową i wekslami;

18)  rozliczanie należności z tytułu podatku VAT;

19)  ewidencja wpłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholi;

20)  wydawanie i rozliczanie biletów opłaty targowej;

21)  współdziałanie z komórkami organizacyjnymi urzędu w zakresie przekazywania i aktualizowania materiału informacyjnego dla usprawnienia i przyspieszenia postępowania egzekucyjnego.

3. Do zadań wydziału w zakresie kontroli należy:

  1)  udzielanie instruktażu jednostkom podległym i nadzorowanym przez miasto w zakresie:

a)  prawidłowej interpretacji przepisów prawnych oraz doradztwo w zakresie praktycznego ich stosowania w bieżącej gospodarce finansowej,

b)  opracowywania zarządzeń wewnętrznych i instrukcji w sprawach finansowych z uwzględnieniem specyfikacji i potrzeb komórek organizacyjnych i miejskich jednostek organizacyjnych;

  2)  sporządzanie informacji o udzielonych instruktażach;

  3)  ocena realizacji dochodów i wydatków;

  4)  przeprowadzanie kontroli w miejskich jednostkach organizacyjnych objętych budżetem w zakresie gospodarki finansowej pod względem formalno - prawnym;

  5)  nadzór i kontrola nad działalnością finansową miejskich jednostek organizacyjnych, a w szczególności:

a)  sporządzanie planów kontroli,

b)  sporządzanie protokołów kontroli,

c)  przygotowywanie wniosków o ukaranie w razie naruszenia dyscypliny budżetowej;

  6)  analiza wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu;

  7)  przestrzeganie stosowania ustawy o zamówieniach publicznych.

Wydział Gospodarki Przestrzennej i Obsługi Inwestora (GP) 

§ 17. 1. Wydziałem Gospodarki Przestrzennej i Obsługi Inwestora kieruje naczelnik.

2. Do zakresu działania wydziału należy:

a)  w zakresie gospodarki przestrzennej:

1)     koordynacja spraw związanych z opracowaniem planistycznym, przygotowanie i opracowanie projektu studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego miasta;

2)     przygotowanie projektów założeń do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego i projektów tych planów;

3)     udostępnianie projektu miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego oraz prognozy skutków wpływu na środowisko przyrodnicze do publicznego wglądu;

4)     uzgodnienie projektu planu miejscowego z zainteresowanymi organami administracji państwowej oraz innymi instytucjami;

5)     dokonywanie okresowej oceny skutków w zagospodarowaniu przestrzennym wynikających z realizacji planu miejscowego oraz oceny aktualności tego planu;

6)     uzgodnienie z właściwymi organami lokalizacji inwestycji szczególnie szkodliwych dla środowiska i zdrowia ludzi;

7)     udzielanie opinii lokalizacyjnych dla inwestycji o znaczeniu lokalnym i ponadlokalnym, uzgodnienie koncepcji urbanistyczno - architektonicznym;

8)     przeprowadzenie procedur związanych z wydaniem decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego lub decyzji o warunkach zabudowy;

9)     wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu oraz wytycznych urbanistyczno - architektonicznych na podstawie obowiązujących planów miejscowych, prowadzenie rejestru wydanych decyzji;

10)   uzgadnianie projektów podziałów geodezyjnych;

11)   analiza potrzeb i wniosków do rocznych i wieloletnich programów pracy w zakresie planowania przestrzennego;

12)   planowanie i ustalanie potrzeb rzeczowych i finansowych w zakresie prac planistycznych i inwestycyjnych;

13)   koordynacja i przygotowanie opracowań projektowych w sprawie odbudowy Starego Kostrzyna;

14)   opracowywanie i przedkładanie burmistrzowi rocznych harmonogramów działalności marketingowej, w tym planowanych wydatków;

15)   stwierdzenie wygaśnięcia decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu;

16)   obsługa inwestorów w zakresie nieruchomości miejskich;

17)   opracowywanie i popularyzowanie informacji o możliwościach i warunkach inwestowania w mieście,

b)  w zakresie architektonicznym:

1)     nadzór urbanistyczno - architektoniczny nad inwestycjami w miejscach o znaczącej funkcji lub istotnych dla zagospodarowania przestrzennego miasta;

2)     opiniowanie projektów dla ww. inwestycji;

3)     opiniowanie zmian architektonicznych w obiektach istniejących;

4)     wykonanie planów koncepcyjnych zagospodarowania w miejscach o znaczącej funkcji;

5)     opiniowanie reklam pod względem formy, estetyki oraz miejsca lokalizacji i sposobu montażu;

6)     nadzór urbanistyczno - architektoniczny nad zagospodarowaniem przestrzennym oraz wyglądem estetycznym miasta,

c)  w zakresie geodezji i gospodarki nieruchomościami:

1)     prowadzenie procedur związanych z wydawaniem decyzji o podziale gruntów;

2)     ewidencjonowanie zasobu gruntów gminnych i jego aktualizacja;

3)     organizowanie przetargów w zakresie zbywania gruntów i nieruchomości w trybie ustawy o gospodarce nieruchomościami;

4)     prowadzenie procedur w zakresie zbywania, nabywania, dzierżawy i użytkowania wieczystego nieruchomości stanowiących własność miasta, w tym:

a)    współpraca z wydziałem GK przy sprzedaży miejskich lokali mieszkalnych,

b)    działek budowlanych,

c)    nieruchomości zabudowanych,

d)    uwłaszczanie osób prawnych na nieruchomościach stanowiących własność miasta, a będących w dotychczasowym zarządzie lub użytkowaniu;

5)     prowadzenie spraw dotyczących nabywania nieruchomości na rzecz miasta;

6)     sporządzanie dokumentacji formalno - prawnej związanej z nabywaniem na rzecz miasta od Skarbu Państwa nieruchomości w trybie komunalizacji na wniosek i z mocy prawa;

7)     prowadzenie spraw dotyczących przekazywania mienia;

8)     przygotowywanie dokumentów w sprawach dotyczących pierwokupu nieruchomości położonych na terenie miasta;

9)     nieodpłatne przekazywanie w drodze umów gruntów stanowiących własność miasta na rzecz Skarbu Państwa, przejmowanie nieodpłatne na własność miasta gruntów od Skarbu Państwa;

10)   prowadzenie spraw dotyczących oddawania nieruchomości miasta w zarząd komunalnym jednostkom organizacyjnym nieposiadającym osobowości prawnej, ustalanie opłat rocznych za wieczyste użytkowanie i zarząd, nanoszenie zmian i wysyłanie informacji do właścicieli i użytkowników wieczystych;

11)   naliczanie opłat za użytkowanie wieczyste, aktualizacja opłat rocznych z tytułu zarządu, użytkowania wieczystego;

12)   naliczanie opłat adiacenckich;

13)   prowadzanie kontroli terenowej nieruchomości miasta będących w użytkowaniu wieczystym oraz dzierżawionych bądź będących przedmiotem najmu;

14)   prowadzenie spraw związanych z przekształcaniem prawa użytkowania wieczystego w prawo własności;

15)   prowadzenie spraw związanych z robotami geodezyjno - kartograficznymi oraz wyceną nieruchomości, a także odbiór robót od wykonawców;

16)   nadawanie numeracji porządkowej nieruchomościom i nazewnictwa ulic;

17)   prowadzenie rejestrów dotyczących sprzedaży oraz przekazywanie informacji o sprzedaży do Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej MZK i Wydziału Finansowego;

18)   ujawnianie własności miasta w dziale ksiąg wieczystych, składanie wniosków o założenie ksiąg wieczystych i wprowadzanie w nich zmian;

19)   wydawanie decyzji zatwierdzających projekty podziału nieruchomości;

20)   prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawie rozgraniczenia działek na wniosek strony lub urzędu;

21)   przygotowywanie umów dzierżawy gruntów na użytkowanie rolnicze, pod garażami, obiektami handlowo - usługowymi typu nietrwałego, na cele rekreacyjne oraz gruntów przeznaczonych na cele: organizacji cyrków, "wesołych miasteczek", zaplecza budowlanego, ogródków przydomowych, parkingów, placów do nauki jazdy;

22)   opracowywanie opinii w sprawie rekultywacji i zagospodarowania gruntów.

Wydział Gospodarki Komunalnej i Lokalowej (GK) 

§ 18. 1. Wydziałem Gospodarki Komunalnej i Lokalowej kieruje naczelnik.

2. Do podstawowego zakresu działania wydziału należą:

a)  w zakresie gospodarki komunalnej:

1)     prowadzenie spraw dotyczących systemu odprowadzania wód deszczowych, zaopatrzenia w wodę i odprowadzania ścieków;

2)     prowadzenie spraw dotyczących funkcjonowania systemu ciepłowniczego;

3)     prowadzenie spraw z zakresu utrzymania terenów zielonych, małej architektury, czystości na terenie miasta;

4)     świąteczna i noworoczna oraz okolicznościowe dekoracje miasta;

5)     prowadzenie dokumentacji oraz nadzór merytoryczny nad spółkami i zakładami gminnymi w zakresie działania wydziału;

6)     sprawowanie nadzoru oraz udział w przeglądach i odbiorach technicznych zleconych do wykonania robót, rozliczanie zleceniobiorców oraz weryfikacja faktur;

7)     przygotowywanie projektów uchwał dotyczących spraw leżących w zakresie działania wydziału;

8)     nadzór nad utrzymaniem i zarządzaniem cmentarzami komunalnymi;

9)     wydawanie zezwoleń na utrzymywanie psów ras uznawanych za agresywne;

10)   utrzymanie oświetlenia drogowego;

11)   prowadzenie prac z zakresu ochrony zwierząt, w tym nadzór nad schroniskiem dla bezdomnych zwierząt,

b)  w zakresie gospodarowania mieniem gminnym:

b1)     zadania własne:

1)    udzielanie zezwoleń w drodze decyzji na świadczenie usług polegających na usuwaniu, wykorzystywaniu i unieszkodliwianiu odpadów komunalnych;

2)    wnioskowanie o zakładanie, rozszerzanie i zamykanie cmentarzy komunalnych;

3)    nadzór nad:

a)    utrzymaniem i zarządzaniem cmentarzami komunalnymi i nieczynnymi cmentarzami,

b)    utrzymaniem miejsc pamięci,

b2)     zadania zlecone:

1)    sprawowanie opieki nad grobami i cmentarzami wojennymi,

c)  w zakresie drogownictwa:

1)     koordynacja działalności w zakresie budowy i utrzymania przystanków oraz zatok autobusowych;

2)     prowadzenie ewidencji dróg i obiektów mostowych;

3)     wydawanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego dróg, dla których burmistrz jest zarządcą;

4)     koordynowanie robót w pasie drogowym i dokonywanie odbioru przywrócenia pasa drogowego do stanu pierwotnego;

5)     opiniowanie wniosków o korzystanie z dróg w sposób szczególny;

6)     opiniowanie projektów budowlanych dotyczących zadań realizowanych w pasie drogowym;

7)     prowadzenie sprawozdawczości w zakresie dróg i obiektów mostowych;

8)     kontrola bieżąca stanu technicznego nawierzchni jezdni i chodników oraz oznakowania poziomego i pionowego;

9)     opracowywanie rocznych planów rzeczowo - finansowych;

10)   współpraca z policją w zakresie bezpieczeństwa ruchu;

11)   analizowanie i opiniowanie wniosków dotyczących bezpieczeństwa i organizacji ruchu;

12)   współpraca z zarządami dróg krajowych, wojewódzkich i powiatowych w zakresie zarządzania drogami i ich utrzymywania;

13)   kontrola sprawności funkcjonowania systemu odprowadzenia wód opadowych (rowy przydrożne oraz kanalizacja deszczowa w ciągach dróg);

14)   prowadzenie spraw dotyczących umieszczenia w pasie drogowym reklam i tablic informacyjnych,

d)  w zakresie działalności gospodarczej:

15)   nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem targowisk;

16)   prowadzenie ewidencji i wydawanie zezwoleń na wykonywanie krajowego zarobkowego przewozu osób;

17)   prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej;

18)   wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych oraz naliczanie opłat za korzystanie z tych zezwoleń;

19)   prowadzenie ewidencji przesłanych do urzędu wpisów do KRS,

e)  w zakresie ochrony środowiska:

1)     wydawanie osobom fizycznym i jednostkom organizacyjnym zezwoleń na usunięcie drzew i krzewów z terenów ich nieruchomości, naliczanie i rozkładanie na raty opłat oraz naliczanie kar za samowolne ich usuwanie;

2)     współpraca ze służbą ochrony zabytków w zakresie terenów zielonych położonych na terenach nieruchomości wpisanych do rejestru zabytków;

3)     przeprowadzanie inwentaryzacji zadrzewień i zakrzewień na terenie miasta;

4)     prowadzenie ewidencji i rejestru wykazów zanieczyszczeń wprowadzonych do powietrza oraz naliczanie wysokości opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska;

5)     prowadzenie rejestru wydanych decyzji o karach;

6)     wydawanie przedsiębiorcom pozwoleń i ustalanie warunków prowadzenia działalności w zakresie odbioru odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości, opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych, ochrony przed bezdomnymi zwierzętami, prowadzenia schronisk dla bezdomnych zwierząt, a także grzebowisk i spalarni zwłok zwierzęcych i ich części;

7)     opiniowanie programów gospodarki odpadami niebezpiecznymi zatwierdzonych przez wojewodę lub starostę;

8)     opiniowanie zezwoleń na prowadzenie działalności w zakresie zbierania lub transportu odpadów, odzysku lub unieszkodliwienia odpadów oraz pozwoleń na wytwarzanie odpadów;

9)     nadzór nad realizacją gminnego planu gospodarki odpadami;

10)   nadzór nad wykonaniem obowiązków właścicieli nieruchomości, zarządców dróg i innych w zakresie utrzymania porządku i czystości w mieście;

11)   prowadzenie spraw związanych z programem segregacji odpadów oraz współpraca z Celowym Związkiem Gmin CZG-12;

12)   prowadzenie ewidencji zbiorników bezodpływowych i przydomowych oczyszczalni ścieków na terenie miasta;

13)   opiniowanie wniosków w sprawie uznania lasów za ochronny lub pozbawienie go tego charakteru;

14)   utrzymanie lasów komunalnych;

15)   nadzorowanie gospodarki w lasach niepaństwowych;

16)   nadzór nad akwenami wodnymi;

17)   szacowanie szkód wyrządzonych przez zwierzynę leśną na gruntach rolnych poza granicami obwodu łowieckiego oraz współudział w szacowaniu szkód w uprawach rolniczych powstałych wskutek klęsk żywiołowych;

18)   współpraca z ogrodami działkowymi oraz instytucjami wspierającymi rolnictwo;

19)   prowadzenie spraw związanych z ochroną przyrody;

20)   organizowanie lub współorganizowanie konkursów, akcji w związku z prowadzeniem Miejskiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (MFOŚiGW), w tym nadzór nad:

a)    wykonywaniem nasadzeń,

b)    likwidacją "dzikich" wysypisk,

c)    koordynacja akcji światowych, ogólnopolskich, lokalnych np. Sprzątanie Świata;

21)   planowanie dochodów i wydatków MFOŚiGW, nadzór nad wydatkami tych środków oraz sprawozdawczość;

22)   przeprowadzanie inwentaryzacji krajoznawczej, dokonywanie przeglądów pomników przyrody;

23)   nadzór i koordynacja prac związanych z konserwacją urządzeń melioracyjnych i nadzór nad prawidłowym przebiegiem prac, opiniowanie lokalizacji inwestycji, wykonywanie sprawozdań;

24)   opiniowanie zakresu prac i koncesji związanych z poszukiwaniem i rozpoznawaniem oraz wydobywaniem kopalin;

25)   wykonywanie spraw związanych z ustawą Prawo wodne;

26)   wydawanie zezwoleń na prowadzenie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków oraz spraw z tym związanych;

27)   prowadzenie wykazu danych o dokumentach dotyczących zakresu ochrony środowiska;

28)   współpraca z innymi jednostkami w zakresie ochrony środowiska.

Referat Gospodarki Mieszkaniowej (GM) 

§ 19. 1. Referat Gospodarki Mieszkaniowej podlega naczelnikowi Gospodarki Komunalnej i Lokalowej.

2. Referatem kieruje kierownik.

3. Do podstawowych zadań referatu należy:

a)  w zakresie gospodarki mieszkaniowej:

1)     tworzenie projektów i realizacja uchwał rady w zakresie zasad gospodarowania mieszkaniowym zasobem miasta;

2)     przygotowywanie sprawozdań i wniosków z realizacji uchwał rady w zakresie gospodarki mieszkaniowej;

3)     prowadzenie spraw dotyczących gospodarowania miejskim zasobem mieszkaniowym:

a)    sprzedaży mieszkań komunalnych,

b)    przydziału mieszkań komunalnych i socjalnych,

c)    rozpatrywanie podań w sprawach zamian, podnajmu mieszkań,

d)    realizacja wyroków sądowych o eksmisję,

e)    określanie zasad i kryteriów wynajmowania i remontowania pomieszczeń niemieszkalnych na cele mieszkaniowe,

f)     współpraca z Kostrzyńskim Towarzystwem Budownictwa Społecznego w zakresie budowy i wynajmu mieszkań,

g)    sporządzanie sprawozdań i informacji w zakresie gospodarki lokalowej,

h)    planowanie środków na realizację zadań z zakresu gospodarki mieszkaniowej,

i)     analizowanie potrzeb w zakresie budownictwa mieszkaniowego;

4)     prowadzenie spraw w zakresie zaległości czynszowych;

5)     prowadzenie spraw z zakresu dodatków mieszkaniowych:

a)    planowanie środków finansowych w budżecie na realizację wypłat dodatków mieszkaniowych,

b)    przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków o przyznanie dodatku mieszkaniowego,

c)    wydawanie decyzji administracyjnych o przyznaniu lub odmowie dodatku mieszkaniowego,

d)    prowadzenie rejestru składanych wniosków i wydawanych decyzji,

e)    współdziałanie z zarządcami budynków w sprawach dotyczących opłat za najem lokali mieszkalnych;

6)     nadzór nad realizacją umowy o zarządzanie zasobem mieszkaniowym miasta;

7)     współpraca w zakresie innych zadań z Wydziałem Gospodarki Komunalnej i Lokalowej.

Referat Inwestycji i Remontów (IR) 

§ 20. 1. Referatem Inwestycji i Remontów kieruje kierownik.

2. Do zadań realizowanych przez referat należy w szczególności:

a)  z zakresu inwestycji i remontów:

1)     planowanie i nadzór nad realizacją inwestycji miejskich;

2)     prowadzenie spraw dotyczących finansowania i współfinansowania inwestycji miejskich oraz dofinansowania inicjatyw lokalnych;

3)     zlecanie prac biurom projektowym i inwestorom zastępczym w zakresie realizacji zadań inwestycyjnych miasta;

4)     koordynowanie przygotowania dokumentacji dotyczących inwestycji własnych miasta;

5)     współdziałanie z Biurem Integracji Europejskiej i Współpracy Międzynarodowej w zakresie możliwości pozyskiwania źródeł finansowania zadań inwestycyjnych;

6)     współdziałanie z Wydziałem Finansowym w zakresie rozliczania inwestycji;

7)     przekazywanie środków trwałych uzyskanych w wyniku inwestycji do Wydziału Finansowego;

8)     opracowywanie projektów dotyczących strategii inwestycyjnej miasta oraz projektów programów inwestycyjnych;

9)     nadzór nad realizacją oraz rozliczaniem inwestycji miejskich prowadzonych przez miejskie jednostki organizacyjne;

10)   przygotowanie i prowadzenie postępowań przetargowych w celu wyboru wykonawcy zadań,

b)  z zakresu zamówień publicznych:

1)     współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie planowania zamówień publicznych w szczególności:

a)    ustalenie potrzeby udzielenia zamówienia publicznego oraz określenia jego przedmiotu,

b)    ustalenie wartości zamówienia oraz źródeł finansowania,

c)    zebranie informacji o warunkach i możliwościach realizacji zamówienia;

2)     przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych finansowanych z budżetu miasta zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych, a w szczególności:

a)    ustalenie trybu postępowania w zależności od wartości i przedmiotu zamówienia,

b)    opracowywanie i prowadzenie dokumentacji związanej z prowadzonym postępowaniem,

c)    przygotowanie zarządzeń burmistrza związanych z udzieleniem zamówienia,

d)    udział w pracy komisjach przetargowych,

e)    opracowywanie ogłoszeń związanych z prowadzonym postępowaniem, kontrola nad ich publikacją, przyjmowanie ofert;

3)     opracowywanie sprawozdań w zakresie zamówień publicznych;

4)     prowadzenie ewidencji zamówień publicznych, protestów i odwołań;

5)     koordynowanie spraw związanych z ubezpieczeniami urzędu, dróg, placów zabaw;

6)     udzielanie informacji, wyjaśnień i porad w zakresie zamówień publicznych;

7)     przedstawianie propozycji szkoleń w zakresie zamówień publicznych;

8)     prowadzenie spraw związanych z reprezentowaniem miasta przed zespołami arbitrów przy Prezesie Urzędu Zamówień Publicznych;

9)     udzielanie pomocy komórkom organizacyjnym w zakresie prawidłowości postępowania w sprawach zamówień publicznych;

10)   współdziałanie w sprawowaniu nadzoru oraz kontroli w zakresie prawidłowości postępowania w sprawach zamówień publicznych.

Urząd Stanu Cywilnego (USC) 

§ 21. 1. Pracą Urzędu Stanu Cywilnego kieruje kierownik.

2. Do zakresu działania należy:

  1)  prowadzenie rejestracji stanu cywilnego, wydawanie decyzji administracyjnych, załatwianie spraw konsularnych związanych z działalnością USC, współpraca z sądami i innymi organami w zakresie rejestracji stanu cywilnego, a w szczególności wynikających z przepisów prawa o aktach stanu cywilnego i kodeksu rodzinnego i opiekuńczego:

a)  prowadzenie ksiąg stanu cywilnego, rejestracji urodzeń, małżeństw i zgonów, które nastąpiły w okręgu działania USC,

b)  prowadzenie akt zbiorczych i skorowidzów do ksiąg stanu cywilnego,

c)  przyjmowanie oświadczeń woli o:

–  wstąpieniu w związek małżeński,

–  braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa,

–  wyborze nazwiska, jakie będą nosić małżonkowie i dzieci,

–  uznaniu dziecka,

–  nadaniu dziecku nazwiska męża matki,

–  powrocie do poprzednio noszonego nazwiska,

d)  aktualizowanie przechowywanych ksiąg przez wpisywanie wzmianek dodatkowych i przypisków na podstawie orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych, zawiadomień i wypisów aktów nadsyłanych przez inne USC oraz oświadczeń woli osób zainteresowanych,

e)  przechowywanie przez okres 100 lat ksiąg prowadzonych przez USC;

  2)  wydawanie wypisów z ksiąg stanu cywilnego oraz zaświadczeń:

a)  odpisów zupełnych i skróconych z aktów urodzeń, małżeństw i zgonów,

b)  o braku przeszkód wyłączających zawarcie małżeństwa w formie wyznaniowej,

c)  stwierdzających, że obywatel polski lub cudzoziemiec nieposiadający żadnego obywatelstwa, posiada zdolność prawną do dokonania czynności stanowiącej podstawę sporządzenia aktu stanu cywilnego za granicą;

  3)  wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach:

a)  odtworzenia lub ustalenia treści aktu stanu cywilnego,

b)  sprostowania błędu pisarskiego,

c)  uzupełnienia treści aktu stanu cywilnego,

d)  wpisywania do krajowej księgi stanu cywilnego aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu sporządzonego za granicą;

  4)  wykonywanie zadań określonych w ustawie o orderach i odznaczeniach, a w szczególności występowanie z wnioskiem o nadanie medali "Za długoletnie pożycie małżeńskie";

  5)  prowadzenie archiwum zakładowego.

a)  w zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych:

a1)     zadania własne:

1)    współpraca z instytucjami i organami wojskowymi w sprawach przestrzegania obowiązku meldunkowego;

2)    prowadzenie spraw związanych z repatriacją Polaków,

a2)     zadania zlecone:

1)    realizacja zadań wynikających z przepisów ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych:

a)    prowadzenie bazy ewidencji ludności oraz jej aktualizacja w oparciu o akta stanu cywilnego,

b)    wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania i wymeldowania,

c)    prowadzenie ewidencji i spraw związanych z pobytem cudzoziemców na terenie gminy;

2)    prowadzenie rejestru wyborców i sporządzanie spisów wyborców;

3)    realizacja zadań wynikających z przepisów ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych - przyjmowanie wniosków i wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość;

4)    tworzenie rejestrów wydanych dowodów osobistych;

5)    wydawanie zaświadczeń w oparciu o dokumenty z teczek osobowych;

6)    załatwianie spraw związanych z nadawaniem numeru ewidencyjnego w ramach Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności.

Wydział Oświaty, Kultury i Opieki (OK) 

§ 22. 1. Wydziałem Oświaty, Kultury i Opieki kieruje naczelnik.

2. Do podstawowego zadań wydziału należy:

a)  w zakresie oświaty:

1)     realizacja zadań związanych z tworzeniem, przekształcaniem, likwidacją i prowadzeniem szkół podstawowych, gimnazjów i przedszkoli;

2)     analiza zmian demograficznych na terenie miasta;

3)     sprawdzanie i przygotowywanie do zatwierdzenia arkuszy organizacyjnych szkół podstawowych, gimnazjów i przedszkoli;

4)     analiza i zatwierdzanie zmian organizacji pracy podległych jednostek oświatowych;

5)     prowadzenie spraw osobowych dyrektorów podległych jednostek oświatowych;

6)     współdziałanie z organem nadzoru merytorycznego - Kuratorium Oświaty;

7)     współdziałanie z zakładowymi organizacjami związkowymi funkcjonującymi w podległych jednostkach oświatowych;

8)     przygotowanie i obsługa administracyjna konkursów na dyrektorów podległych jednostek oświatowych;

9)     nadzór nad realizacją obowiązku szkolnego nauki;

10)   prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem projektów budżetu i realizacją budżetu przez podległe jednostki oświatowe;

11)   nadzorowanie prawidłowego wykorzystania środków budżetowych;

12)   wykonywanie analiz dotyczących organizacji przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów;

13)   prowadzenie spraw dotyczących współdziałania miasta ze szkołą ponadgimnazjalną i z wyższymi uczelniami;

14)   realizowanie zadań związanych z dofinansowaniem pracodawcom kosztów przygotowania zawodowego młodocianych pracowników;

15)   prowadzenie spraw związanych z uzyskaniem przez nauczycieli stopnia nauczyciela mianowanego;

16)   prowadzenie spraw związanych z odwołaniami nauczycieli od decyzji dyrektora w przypadku uzyskania stopnia nauczyciela kontraktowego;

17)   prowadzenie i koordynacja spraw związanych ze sprawozdawczością oświatową;

18)   przygotowanie i realizacja zadań związanych z przyznaniem stypendium za wyniki w nauce lub sporcie;

19)   zwrot kosztów dojazdów do placówek szkolno - wychowawczych dla dzieci i młodzieży niepełnosprawnej;

20)   przygotowywanie wniosków o przyznanie dotacji na realizację zadań oświatowych, ich realizacja i rozliczenie;

21)   kontrola miejskich jednostek organizacyjnych w zakresie zadań przypisanych organowi prowadzącemu;

22)   koordynowanie zadań w zakresie planowania inwestycji i remontów bazy oświatowej, kulturalnej i sportowej w mieście;

23)   współdziałanie z kierownikami podległych miejskich jednostek organizacyjnych w zakresie pozyskiwania środków na remonty i modernizację obiektów;

24)   koordynowanie działań oraz nadzorowanie działalności podległych miejskich jednostek organizacyjnych w zakresie organizacji zajęć pozalekcyjnych oraz wypoczynku zimowego i letniego dzieci i młodzieży;

25)   przygotowywanie uchwał, regulaminów oraz realizacja obowiązujących przepisów w zakresie oświaty, kultury, sportu, pomocy społecznej, profilaktyki, ochrony zdrowia i współpracy z organizacjami pozarządowymi,

b)  w zakresie kultury:

1)     prowadzenie rejestru instytucji kultury;

2)     przygotowywanie projektów aktów organizacyjnych i nadzór nad ich realizacją w podległych instytucjach kultury;

3)     nadzór nad działalnością podległych instytucji kultury;

4)     pozyskiwanie środków pozabudżetowych na realizację imprez i przedsięwzięć z zakresu upowszechniania kultury;

5)     prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem projektu budżetu podległych instytucji kultury oraz realizacją budżetu;

6)     kontrola podległych instytucji kultury w zakresie przyznanej dotacji;

7)     współdziałanie z instytucjami kultury oraz ze stowarzyszeniami w zakresie upowszechniania kultury oraz tworzenia planów rozwoju kultury w mieście;

8)     współdziałanie w zakresie upowszechniania kultury na terenie miasta oraz udzielanie pomocy organizacjom społeczno - kulturalnym, amatorskim ruchom artystycznym, placówkom oświatowym itp.;

9)     prowadzenie spraw osobowych dyrektorów podległych instytucji kultury;

10)   przekazywanie burmistrzowi opinii i wniosków w zakresie działalności programowej instytucji kultury;

11)   monitorowanie oraz współorganizowanie obchodów uroczystości o charakterze państwowym na terenie miasta,

c)  w zakresie sportu:

1)     współdziałanie z Miejskim Ośrodkiem Sportu i Rekreacji (MOSiR) oraz stowarzyszeniami w zakresie rozwoju kultury fizycznej;

2)     prowadzenie spraw związanych z opracowaniem projektu budżetu MOSiR;

3)     prowadzenie spraw związanych z realizacją budżetu MOSiR;

4)     sprawowanie nadzoru merytorycznego nad działalnością statutową MOSiR;

5)     kontrola merytoryczno - finansowa MOSiR;

6)     prowadzenie spraw osobowych dyrektora MOSiR;

7)     opiniowanie kalendarza imprez sportowych na dany rok;

8)     wnioskowanie o tworzenie bazy sportowo - rekreacyjnej miasta,

d)  w zakresie profilaktyki i ochrony zdrowia:

1)     prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem i realizacja programów: profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, przeciwdziałania przemocy, przeciwdziałania narkomanii, przeciwdziałania patologiom;

2)     przygotowanie i realizacja budżetu profilaktyki;

3)     kontrola realizacji programów oraz sporządzanie sprawozdań;

4)     obsługa administracyjna Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych;

5)     prowadzenie dokumentacji związanej z kierowaniem osób na przymusowe leczenie odwykowe;

6)     udział w ogólnopolskich kampaniach profilaktycznych;

7)     prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji w sprawie poświadczenia prawa do świadczeń zdrowotnych;

8)     współdziałanie z Ośrodkiem Pomocy Społecznej (OPS) w tworzeniu warsztatów terapii zajęciowej;

9)     prowadzenie spraw związanych z realizacją programów profilaktyki zdrowotnej;

10)   inicjowanie działań mający na celu integrację społeczną osób niepełnosprawnych;

11)   wnioskowanie o środki pozabudżetowe na realizację zadań z zakresu profilaktyki,

e)  w zakresie pomocy społecznej:

1)     prowadzenie spraw związanych z opracowaniem projektu budżetu OPS i realizacją budżetu OPS;

2)     sprawowanie nadzoru merytorycznego w zakresie działalności OPS;

3)     kontrola merytoryczno - finansowa OPS;

4)     prowadzenie spraw osobowych kierownika OPS;

5)     przygotowywanie oraz rozliczanie wniosków o przyznanie dotacji na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej;

6)     współdziałanie z OPS oraz instytucjami i urzędami w zakresie udzielania pomocy mieszkańcom miasta;

7)     prowadzenie spraw związanych umarzaniem należności przyznanych w oparciu o obowiązujące przepisy ustawy o pomocy społecznej, ustawy o świadczeniach rodzinnych i alimentacyjnych;

8)     monitorowanie oraz współorganizowanie pomocy osobom potrzebującym,

f)  w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi:

1)     prowadzenie spraw związanych z udzielaniem dotacji na dofinansowanie zadań publicznych;

2)     kontrola organizacji pozarządowych w zakresie wydatkowania środków z udzielonej dotacji;

3)     kontrola merytoryczna w zakresie realizacji zadań, na które została udzielona dotacja z budżetu;

4)     prowadzenie spraw związanych ze sprawozdawczością organizacji pozarządowych.

Referat Świadczeń Społecznych (RS) 

§ 23. 1. Referatem Świadczeń Społecznych kieruje kierownik.

2. Referat podlega bezpośrednio naczelnikowi Wydziału Oświaty, Kultury i Opieki.

3. Do zadań realizowanych przez referat należy prowadzenie wszystkich spraw związanych ze świadczeniami rodzinnymi i dodatkami do zasiłków rodzinnych, świadczeniami alimentacyjnymi, pomocą materialną dla uczniów o charakterze socjalnym, a w szczególności:

  1)  udzielanie informacji w zakresie ustawy i rozporządzeń o świadczeniach rodzinnych i świadczeniach z funduszu alimentacyjnego, pomocy materialnej dla uczniów o charakterze socjalnym - stypendium szkolnego i zasiłku szkolnego;

  2)  wydawanie druków wniosków wraz z pouczeniem;

  3)  przyjmowanie wniosków i analiza danych zawartych we wnioskach;

  4)  prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawach z zakresu działania referatu;

  5)  ustalenie prawa do świadczeń i przygotowanie decyzji o przyznaniu bądź odmowie przyznania świadczeń;

  6)  sporządzanie listy wypłat dla potrzeb Wydziału Finansowego i ich terminowe przekazywanie;

  7)  prowadzenie postępowań wyjaśniających w sprawach o zwrot nienależnie pobranych świadczeń;

  8)  podejmowanie kompleksowych działań wobec dłużników alimentacyjnych;

  9)  współpraca z prokuraturą, sądem oraz innymi instytucjami w zakresie dotyczącym przyznawanych świadczeń;

10)  występowanie do właściwych instytucji w celu uzyskania niezbędnych danych do prowadzenia spraw z zakresu świadczeń rodzinnych i świadczeń funduszu alimentacyjnego;

11)  prowadzenie rejestru spraw wpływających do referatu;

12)  przyjmowanie pism i odwołań w sprawie świadczeń rodzinnych i alimentacyjnych;

13)  udzielanie bieżących informacji i wyjaśnień w sprawie toczących się postępowań administracyjnych;

14)  wydawanie zaświadczeń w sprawie świadczeń rodzinnych i z funduszu alimentacyjnego;

15)  współpraca z Biurem Radców Prawnych m.in. w zakresie podejmowania działań na rzecz obywateli;

16)  prawidłowe wykorzystanie środków finansowych i rzeczowych;

17)  sporządzanie sprawozdań o wypłatach świadczeń rodzinnych, wydatkach z funduszu alimentacyjnego i innych dotyczących zakresu pracy referatu;

18)  wykonywanie innych czynności wynikających z ustaw i rozporządzeń.

Biuro Integracji Europejskiej i Współpracy Międzynarodowej (BIE) 

§ 24. 1. Biurem Integracji Europejskiej i Współpracy Międzynarodowej kieruje kierownik.

2. Do zakresu działania biura należy:

  1)  prowadzenie i rozpowszechnianie informacji o dostępnych inicjatywach Unii Europejskiej mających na celu integrację Polski ze strukturami europejskimi;

  2)  inicjowanie i koordynowanie prac jednostek organizacyjnych urzędu zaangażowanych w realizację projektów współfinansowanych z funduszy europejskich;

  3)  prowadzenie bazy danych o wszystkich programach UE przeznaczonych na rozwój lokalny i ponadlokalny;

  4)  współpraca z przedstawicielami organów zarządzających programami integracyjnymi i środkami pomocowymi przydatnymi w planowaniu rozwoju społeczno - gospodarczego miasta;

  5)  pomoc i doradztwo w przygotowaniu formularzy aplikacyjnych;

  6)  prowadzenie działalności informacyjnej, doradczej oraz szkoleniowej z zakresu integracji europejskiej, ich upowszechnianie w urzędzie, miejskich jednostkach organizacyjnych oraz spółkach z udziałem miasta;

  7)  współpraca z Urzędem Komitetu Integracji Europejskiej i przedstawicielstwem Unii Europejskiej w Polsce, Urzędem Marszałkowskim oraz organami administracji publicznej i innymi podmiotami w zakresie zadań realizowanych przez biuro;

  8)  współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi w zakresie pozyskiwania dodatkowych źródeł finansowania zadań związanych z funkcjonowaniem i zarządzaniem miastem.

Referat Spraw Wojskowych i Obrony Cywilnej (WO) 

§ 25. 1. Referatem Spraw Wojskowych i Obrony Cywilnej kieruje kierownik.

2. Do zadań realizowanych przez referat należy:

  1)  przygotowanie i przeprowadzenie rejestracji przedpoborowych;

  2)  przygotowanie i współudział w przeprowadzeniu poboru;

  3)  wydawanie decyzji o uznaniu poborowych, którym doręczono karty powołania do odbycia zasadniczej służby wojskowej oraz żołnierzy odbywających tę służbę za posiadających na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny;

  4)  opiniowanie wniosków poborowych i żołnierzy odbywających zasadniczą służbę wojskową o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny;

  5)  rozpatrywanie wniosków, naliczanie i wypłacanie "należności mieszkaniowych" żołnierzom samotnym oraz odbywającym zasadniczą służbę wojskową;

  6)  ustalanie wysokości oraz wypłacanie świadczeń rekompensujących, żołnierzom rezerwy odbywającym ćwiczenia wojskowe;

  7)  kompletowanie i opiniowanie podań w sprawie odroczenia zasadniczej służby wojskowej;

  8)  wykonywanie czynności związanych z powszechnym obowiązkiem obrony oraz współdziałanie w tych sprawach z organami wojskowymi;

  9)  sporządzenie, prowadzenie, aktualizacja dokumentacji związanej z natychmiastowym uzupełnieniem sił zbrojnych - akcja kurierska;

10)  doręczanie kart powołania do czynnej służby wojskowej, do odbycia ćwiczeń wojskowych przeprowadzanych w trybie natychmiastowego stawiennictwa oraz do czynnej służby wojskowej, w razie ogłoszenia mobilizacji i wojny - w ramach akcji kurierskiej;

11)  opracowywanie i prowadzenie rocznego planu świadczeń rzeczowych i osobistych, które mają być wykonywane w następnym roku;

12)  wykonywanie i współudział w realizacji zadań obronnych, obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego przypisanych burmistrzowi miasta;

13)  wykonywanie niezbędnych opracowań i realizacja czynności organizacyjnych mających na celu przygotowanie komórek organizacyjnych urzędu do działania w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny;

14)  współpraca z odpowiednimi służbami w zakresie zwalczania klęsk żywiołowych i usuwania ich skutków;

15)  sporządzenie, prowadzenie, aktualizacja planu świadczeń rzeczowych i osobistych przewidzianych do realizacji w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny;

16)  wydawanie i uchylanie decyzji administracyjnych nakładających obowiązek świadczeń rzeczowych i osobistych;

17)  prowadzenie zbiorczych zestawień oraz sprawozdawczości dotyczących świadczeń na rzecz obrony;

18)  prowadzenie spraw z zakresu obronności związanych z planowaniem obronnym, gotowością obronną, programowaniem mobilizacji gospodarki i ochroną obiektów;

19)  tworzenie i aktualizacja bazy danych dotyczącej logistycznego zabezpieczenia wsparcia sił sojuszniczych przemieszczających się przez teren miasta (HNS);

20)  opracowanie i aktualizacja planu operacyjnego funkcjonowania miasta w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno - militarnego) i wojny;

21)  opracowanie, prowadzenie, aktualizacja dokumentacji Stałego Dyżuru Burmistrza Miasta na okres zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno - militarnego) i wojny;

22)  prowadzenie szkoleń obsady Stałego Dyżuru Burmistrza Miasta;

23)  podejmowanie i realizacja przedsięwzięć zapewniających przetrwanie i zabezpieczenie potrzeb bytowych ludności w przypadku wystąpienia zdarzeń kryzysowych o charakterze nie militarnym lub klęsk żywiołowych;

24)  opracowywanie, aktualizowanie i nadzór nad realizacją Planu obrony cywilnej miasta oraz planu ewakuacji ludności;

25)  opracowywanie, aktualizowanie i nadzór nad realizacją Miejskiego planu reagowania kryzysowego;

26)  koordynowanie prac związanych z organizacją systemu zarządzania kryzysowego - powołanie Miejskiego Zespołu Reagowania (MZR) (opracowanie dokumentacji, szkolenie składu osobowego MZR, itp.);

27)  prowadzenie Miejskiego Centrum Reagowania;

28)  opracowywanie, aktualizowanie, nadzór nad realizacją Planu operacyjnego ochrony przed powodzią miasta;

29)  tworzenie formacji obrony cywilnej, szkolenie i wyposażanie w sprzęt zgodnie z tabelami należności;

30)  prowadzenie działalności szkoleniowej formacji obrony cywilnej i ludności w zakresie powszechnej samoobrony;

31)  planowanie środków finansowych na szkolenia oraz nadzorowanie prawidłowości ich wykorzystania;

32)  prowadzenie magazynu sprzętu OC i magazynu przeciwpowodziowego; utrzymanie, konserwacja, naprawa sprzętu będącego na wyposażeniu magazynów oraz jego uzupełnianie;

33)  terminowe przekazywanie sprzętu techniczno - wojskowego OC, dozymetrycznego do legalizacji, przygotowywanie propozycji do wybrakowania sprzętu i jego wybrakowanie;

34)  prowadzenie ewidencji oraz przydziału sprzętu techniczno - wojskowego OC do poszczególnych formacji OC i magazynów OC w zakładach pracy na terenie miasta, zgodnie z tabelami należności;

35)  nadzór nad prawidłowym utrzymaniem i konserwacją sprzętu OC w instytucjach i zakładach pracy na terenie miasta, przygotowanie, rozbudowa systemu ostrzegania i alarmowania miasta;

36)  prowadzenie głośnych i cichych prób syren alarmowych; utrzymanie w stałej sprawności urządzeń alarmowych, prowadzenie miesięcznych treningów łączności radiotelefonicznej w radiowej sieci zarządzania Wojewody Lubuskiego - włączenie do treningów zakładów pracy z terenu miasta;

37)  prowadzenie działalności promującej i upowszechniającej humanitarne idee OC;

38)  koordynowanie zadań obronnych i OC realizowanych przez instytucje i podmioty gospodarcze;

39)  nadzór nad planowaniem i zapewnieniem ochrony oraz ewakuacją dóbr kultury na okres zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno - militarnego) i wojny;

40)  nadzór nad planowaniem i zapewnieniem ochrony urządzeń i ujęć wody pitnej na wypadek zagrożenia;

41)  opiniowanie projektów aktów prawa miejscowego dotyczących spraw obronnych obrony cywilnej oraz reagowania kryzysowego;

42)  współdziałanie z organami administracji wojskowej, rządowej i samorządowej, Policją, Strażą Pożarną, przedsiębiorcami w zakresie realizacji zadań obronnych, obrony cywilnej, wojskowych, reagowania kryzysowego;

43)  planowanie środków finansowych na realizację zadań obronnych i obrony cywilnej, reagowania kryzysowego, nadzorowanie prawidłowości ich wykorzystania;

44)  zgodnie z ustawą o ochronie informacji niejawnych prowadzenie Kancelarii Tajnej:

a)  prowadzenie dzienników, rejestrów dokumentacji niejawnej,

b)  wytwarzanie, rejestrowanie, przyjmowanie, wysyłanie, przechowywanie, udostępnianie dokumentów niejawnych.

Stanowisko ds. Ochrony Informacji Niejawnych 

§ 26. 1. Zakres działania stanowiska ds. ochrony informacji niejawnych:

  1)  organizacja ochrony informacji niejawnych, współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych;

  2)  prowadzenie Kancelarii Tajnej oraz spraw związanych z zabezpieczeniem, udostępnianiem i wydawaniem dokumentów zawierających informacje niejawne osobom posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa;

  3)  ochrona informacji niejawnych w systemach i sieciach teleinformatycznych przy współpracy z informatykiem urzędu;

  4)  nadzór nad organizacją ochrony fizycznej pomieszczeń urzędu, w których przetwarzane są informacje niejawne;

  5)  kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów o ochronie tych informacji;

  6)  okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu informacji niejawnych;

  7)  opracowanie planu ochrony urzędu i nadzorowanie jego realizacji;

  8)  opracowywanie szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone";

  9)  prowadzenie postępowania sprawdzającego w celu ustalenia czy osoba nim objęta daje rękojmię zachowania tajemnicy;

10)  szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych według zasad określonych w obowiązujących przepisach;

11)  udzielanie doraźnej pomocy w zakresie klasyfikowania informacji niejawnych oraz stosowania właściwych klauzul tajności, a także procedur ich zmiany i znoszenia;

12)  bieżące informowanie burmistrza o przebiegu współpracy z jednostkami i komórkami organizacyjnymi służb ochrony państwa;

13)  uniemożliwianie osobom nieuprawnionym dostępu do informacji niejawnych.

Stanowisko ds. bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony ppoż. 

§ 27. 1. Zakres działania stanowiska ds. bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony ppoż.:

  1)  okresowa analiza stanu BHP;

  2)  stwierdzanie zagrożeń zawodowych, bieżące informowanie burmistrza i kierowników podległych jednostek organizacyjnych o stwierdzonych zagrożeniach oraz przedkładanie wniosków usuwania i zapobiegania zagrożeniom;

  3)  przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów BHP na stanowiskach pracy w urzędzie i w miejskich jednostkach organizacyjnych;

  4)  przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących BHP i ochrony ppoż.;

  5)  rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy;

  6)  prowadzenie dochodzenia powypadkowego;

  7)  przeprowadzanie szkoleń wstępnych i na stanowisku pracy dla nowo przyjmowanych pracowników oraz organizowanie szkoleń z zakresu BHP i ppoż. zgodnie z obowiązującymi przepisami;

  8)  współpraca z inspekcją pracy i innymi państwowymi instytucjami upoważnionymi do kontroli przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej;

  9)  inicjowanie i rozwijanie na terenie urzędu i miejskich jednostek organizacyjnych różnych form popularyzacji problematyki bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii pracy;

10)  współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami;

11)  sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, przynajmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy.

Stanowisko ds. Promocji Miasta (PR) 

§ 28. 1. Do podstawowego zakresu działania samodzielnego pracownika ds. promocji miasta należy:

  1)  opracowanie i realizacja strategii promowania miasta, współpraca z rzecznikiem urzędu celem promocji miasta w mediach;

  2)  inicjowanie i koordynowanie działań promocyjnych, opracowywanie rocznych planów imprez promocyjnych z udziałem miasta;

  3)  opracowywanie materiałów reklamowych i informacyjnych o mieście;

  4)  koordynacja pracy komórek organizacyjnych dotyczących folderów, imprez kulturalnych, turystycznych, gospodarczych, wystawienniczych;

  5)  inicjowanie współpracy miasta z miastami partnerskimi, współorganizacja wizyt, współorganizacja imprez związanych z tą współpracą w kraju i zagranicą we współpracy z BIE;

  6)  prowadzenie obsługi promocyjnej z uwzględnieniem miejskich jednostek organizacyjnych;

  7)  upowszechnianie i gromadzenie informacji statystycznych o mieście, instytucjach na terenie miasta, organizacjach, fundacjach itp.;

  8)  realizacja zadań związanych z udziałem w regionalnych, krajowych i zagranicznych targach i wystawach;

  9)  współpraca z jednostkami kultury, turystyki i sportu, podmiotami gospodarczymi i w tym zakresie wspieranie działań promujących miasto;

10)  poszukiwanie możliwości ogólnokrajowej i międzynarodowej promocji miasta;

11)  gromadzenie danych dotyczących bezrobocia, współpraca w tym zakresie z Urzędem Pracy;

12)  współpraca z organizacjami pozarządowymi z terenu miasta;

13)  współopracowywanie programów rozwoju oraz monitoring wdrażania strategii rozwoju miasta;

14)  tłumaczenie rozmów i tekstów zgodnie z kwalifikacjami;

15)  realizacja zadań związanych z rozwojem turystyki.

Pełnomocnik burmistrza ds. Systemu Zarządzania Jakością (ISO) 

§ 29. 1. Do podstawowego zakresu działania pełnomocnika burmistrza ds. Systemu Zarządzania Jakością należy:

  1)  planowanie, utrzymanie i doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością, zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001 - 2000;

  2)  składanie sprawozdań z funkcjonowania systemu oraz dokonywanie oceny jego skuteczności;

  3)  przygotowanie materiałów na przegląd systemu;

  4)  nadzorowanie auditów wewnętrznych;

  5)  koordynowanie zadań projakościowych w ramach doskonalenia systemu;

  6)  współpraca i wymiana doświadczeń z miejskimi jednostkami organizacyjnymi w przedmiotowym zakresie.

Straż Miejska (SM) 

§ 30. 1. Straż Miejska w Kostrzynie nad Odrą jest samorządową umundurowaną formacją powołaną do ochrony porządku publicznego na terenie miasta Kostrzyn nad Odrą i realizującą zadania wynikające z ustaw i rozporządzeń dotyczących straży gminnych.

2. Strażą Miejską kieruje komendant.

3. Do zadań Straży Miejskiej należy w szczególności:

  1)  ochrona spokoju i porządku w miejscach publicznych;

  2)  czuwanie nad porządkiem w zakresie określonym przepisami na terenie miasta;

  3)  współdziałanie z właściwymi podmiotami w zakresie ratowania życia i zdrowia obywateli, pomocy w usuwaniu awarii technicznych i skutków klęsk żywiołowych oraz innych miejscowych zagrożeń;

  4)  ochrona obiektów komunalnych i urządzeń użyteczności publicznej;

  5)  współdziałanie z organizatorami i innymi służbami w ochronie porządku podczas zgromadzeń i imprez publicznych;

  6)  informowanie społeczności lokalnej o stanie i rodzajach zagrożeń, a także inicjowanie i uczestniczenie w działaniach mających na celu zapobieganie popełnianiu przestępstw i wykroczeń oraz zjawiskom kryminogennym i współdziałanie w tym zakresie z organami państwowymi, samorządowymi i organizacjami społecznymi;

  7)  podejmowanie czynności zmierzających do ujęcia osób stwarzających w sposób oczywisty bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego;

  8)  nakładanie grzywien w postępowaniu mandatowym za wykroczenia określone w trybie przewidzianym przepisami o postępowaniu w sprawach o wykroczenia;

  9)  dokonywania czynności wyjaśniających, kierowania wniosków o ukaranie do sądu, oskarżania przed sądem i wnoszenia środków odwoławczych - w trybie i zakresie określonych w Kodeksie postępowania w sprawach o wykroczenia;

10)  usuwania pojazdów i ich unieruchamiania przez blokowanie kół w przypadkach, zakresie i trybie określonych w przepisach o ruchu drogowym;

11)  żądania niezbędnej pomocy od instytucji państwowych i samorządowych;

12)  zwracania się, w nagłych przypadkach, o pomoc do jednostek gospodarczych, prowadzących działalność w zakresie użyteczności publicznej oraz organizacji społecznych, jak również do każdej osoby o udzielenie doraźnej pomocy na zasadach określonych w ustawie o Policji;

13)  obserwowania i rejestrowania przy użyciu środków technicznych obrazu zdarzeń w miejscach publicznych;

14)  wykonywanie innych czynności wynikających z przepisów prawa i stanowiących kompetencje straży gminnych;

15)  terminowe przekazywanie i rozliczanie się z druków ścisłego zarachowania do Wydziału Finansowego.

Audytor Wewnętrzny (AU) 

§ 31. 1. Audytor wewnętrzny wykonuje swoje zadania w komórkach organizacyjnych oraz miejskich jednostkach organizacyjnych, które nie są zobowiązane do samodzielnego prowadzenia audytu wewnętrznego na podstawie odrębnych przepisów.

2. Do zadań audytora wewnętrznego należy w szczególności:

  1)  opracowywanie rocznego planu audytu wewnętrznego;

  2)  przeprowadzanie audytu wewnętrznego w komórkach organizacyjnych oraz miejskich jednostkach organizacyjnych, na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego;

  3)  przeprowadzanie w szczególnie uzasadnionych przypadkach audytu wewnętrznego poza rocznym planem audytu wewnętrznego, na podstawie odrębnych przepisów;

  4)  wykonywanie czynności doradczych, w tym składanie wniosków, mających na celu usprawnienie funkcjonowania urzędu oraz miejskich jednostek organizacyjnych;

  5)  przedkładanie burmistrzowi sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni - do końca marca roku kalendarzowego oraz planu audytu na rok następny - do końca października roku kalendarzowego;

  6)  przekazywanie kierownikowi miejskiej jednostki organizacyjnej sprawozdania z przeprowadzonego audytu wewnętrznego;

  7)  prowadzenie dokumentacji z przeprowadzonych zadań audytowych i akt audytu wewnętrznego, zgodnie z odrębnymi przepisami prawa.

Dział IV 

Zasady organizacji i porządku pracy w urzędzie

§ 32. 1. Zasady organizacji i porządku pracy w urzędzie oraz prawa i obowiązki pracowników unormowane są w regulaminie pracy urzędu miasta.

2. W urzędzie obowiązuje 8 godzinny dzień pracy w dni powszednie w poniedziałki od godziny 8⁰⁰ do godziny 16⁰⁰, a w pozostałe dni tygodnia od godziny 7³⁰ do godziny 15³⁰.

3. Obsługa administracyjna interesantów odbywa się w dni pracy urzędu w godzinach pracy.

4. W sprawach skarg przyjmuje burmistrz miasta w każdy poniedziałek od godz. 16⁰⁰ do godziny 16³⁰, w pozostałe dni sekretarz w godzinach pracy urzędu.

Dział V 

Zasady i tryb postępowania przy opracowywaniu i wydawaniu aktów prawnych

§ 33. 1. Akty prawne powszechnie obowiązujące wydają:

  1)  rada - w formie uchwał, w sprawach określonych przepisami prawa i statutem miasta;

  2)  burmistrz - w formie zarządzeń porządkowych w przypadkach określonych w art. 41 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym.

§ 34. 1. Burmistrzowi przysługuje prawo wydania zarządzeń w celu wykonania uchwał rady oraz innych zadań wynikających z przepisów prawa.

2. W sprawach nie cierpiących zwłoki, związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego burmistrz podejmuje czynności.

3. Burmistrz wydaje wewnętrzne akty prawne w formie okólników i zarządzeń wewnętrznych; okólniki i zarządzenia wewnętrzne nie posiadają mocy przepisów gminnych.

§ 35. 1. Projekt aktu prawnego opracowuje odpowiedni kierownik komórki organizacyjnej zgodnie ze swoim zakresem działania i przekazuje do zaopiniowania zgodnie z przepisami prawa i statutem miasta.

2. Projekt aktu prawnego wymaga zaopiniowania przez radcę prawnego.

§ 36. 1. Przepisy (uchwały, zarządzenia) ogłasza się przez rozplakatowanie w miejscach publicznych lub w inny sposób zwyczajowo przyjęty, a także przez ogłoszenie w prasie lokalnej - chyba, że przepisy prawa stanowią inaczej.

§ 37. 1. Zasady i tryb ogłaszania aktów prawa miejscowego określa ustawa z 20 lipca 2000r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (t.j. Dz. U. Nr 68, poz. 449 z 2007r.).

2. Urząd prowadzi zbiór przepisów gminnych, dostępnych do powszechnego wglądu w Wydziale Organizacyjno - Administracyjnym.

§ 38. 1. Opracowując projekty aktów normatywnych należy stosować zasady techniki prawodawczej, a mianowicie:

  1)  postanowienia projektu nie mogą być sprzeczne z prawem;

  2)  projekt nie może zawierać postanowień wykraczających poza granice, upoważnienia ustawowego (delegacji prawnej), a także wkraczać w sferę spraw zastrzeżonych do kompetencji innych organów;

  3)  należy unikać zamieszczenia w projekcie postanowień stanowiących powtórzenie przepisów zawartych w innych aktach prawnych wydawanych przez uprawnione organy;

  4)  układ projektów powinien być przejrzysty, a redakcja jasna, ścisła i zwięzła bez zbytecznych zdań pobocznych oraz zgodna z zasadami pisowni polskiej;

  5)  w projektach należy unikać używania obcych wyrazów oraz określeń językowych i zwrotów technicznych nie będących w powszechnym użyciu, jeżeli można posłużyć się określeniem i zwrotem powszechnie stosowanym;

  6)  zawarte w projektach określenia dotyczące woli pracodawcy powinny być redagowane w formie bezosobowej (np. zarządza się, ustala się, zatwierdza się, orzeka się itp.);

  7)  dla oznaczenia jednakowych pojęć należy w projektach używać takich samych wyrazów i określeń prawnych, jakie są przyjęte w ustawodawstwie.

Akty własne wydawane przez burmistrza miasta 

§ 39. 1. Wydanie zarządzenia następuje z inicjatywy danej komórki organizacyjnej urzędu.

2. Komórka organizacyjna przygotowująca akt prawny po podpisaniu przez burmistrza przedkłada jeden egzemplarz do Wydziału Organizacyjno - Administracyjnego.

3. Wydział Organizacyjno - Administracyjny prowadzi dla każdego typu aktu rejestr.

4. Zarządzenia, postanowienia, pisma okólne powinny zawierać:

  1)  oznaczenie (np. zarządzenie, postanowienie, pismo okólne i numer kolejny w danym roku kalendarzowym);

  2)  datę podjęcia: dzień, miesiąc (słownie), rok;

  3)  określenie zakresu przedmiotowego podlegającego regulacji;

  4)  wskazanie podstawy prawnej (zarządzenie) lub odpowiedniego artykułu z regulaminu organizacyjnego urzędu;

  5)  treść regulowanych zagadnień;

  6)  wskazanie podmiotów odpowiedzialnych za wykonanie i ewentualny termin wykonania;

  7)  datę wejścia w życie;

  8)  ewentualne wskazanie aktów ulegających uchyleniu.

Dział VI 

Obieg dokumentów w urzędzie

§ 40. 1. Ustala się poniższy tryb obiegu dokumentów w urzędzie:

  1)  korespondencja, przesyłki pocztowe oraz pisma wnoszone osobiście przyjmowane są w Biurze Obsługi Interesanta, którego pracownik przekazuje całość korespondencji sekretarzowi do dekretacji;

  2)  po zadekretowaniu i zarejestrowaniu pism w dzienniku podawczym Biuro Obsługi Interesanta przekazuje je właściwym komórkom organizacyjnym;

  3)  zabrania się przyjmowania korespondencji bezpośrednio w komórkach organizacyjnych z pominięciem Biura Obsługi Interesanta;

  4)  pod pojęciem "korespondencji" należy rozumieć:

a)  pisma przychodzące z zewnątrz,

b)  pisma wnoszone przez osoby fizyczne i prawne i inne jednostki organizacyjne;

  5)  korespondencję dzieli się na:

a)  zwykłą,

b)  specjalną (pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe);

  6)  na każdym wpływającym piśmie (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na kopercie) zamieszcza się pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania oraz numer rejestracji w dzienniku podawczym;

  7)  kierownicy zgłaszają do sekretariatu osoby upoważnione do odbierania korespondencji;

  8)  odbierający korespondencję potwierdza jej odbiór w dzienniku podawczym swoim podpisem;

  9)  zasady obiegu i rejestracji dokumentów w komórkach organizacyjnych reguluje instrukcja kancelaryjna;

10)  pracownik Biura Obsługi Interesanta na żądanie interesanta składającego pismo potwierdza jego odbiór na kopii dokumentu.

Dział VII 

Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli

§ 41. 1. W urzędzie obowiązują następujące godziny przyjęć interesantów:

  1)  burmistrz i jego zastępca przyjmują interesantów w poniedziałki w godzinach 12⁰⁰ - 15⁰⁰;

  2)  pozostali pracownicy przyjmują interesantów we wszystkich sprawach w godzinach pracy urzędu.

2. Centralny rejestr skarg i wniosków prowadzi pracownik Biura Radców Prawnych.

3. Kontrolę i nadzór w zakresie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków sprawuje sekretarz.

4. Kierownicy komórek organizacyjnych zgłoszone skargi i wnioski są zobowiązani rozpatrzyć i załatwić z należytą starannością, wnikliwie i terminowo, zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie postępowania administracyjnego oraz przepisach określających organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.

5. Poza kolejnością przyjmowani są:

  1)  posłowie i senatorowie RP;

  2)  radni Rady oraz radni Rady Powiatu Gorzowskiego;

  3)  osoby niepełnosprawne.

Dział VIII 

Organizacja działalności kontrolnej

§ 42. 1. Ustalenia regulaminu dotyczą organizacji i wykonania kontroli w komórkach organizacyjnych i miejskich jednostkach organizacyjnych.

2. Pracownicy urzędu przeprowadzają kontrolę wewnętrzną i zewnętrzną.

3. Kontrolę zewnętrzną sprawowaną przez burmistrza wykonują:

  1)  inspektor ds. kontroli;

  2)  sekretarz;

  3)  skarbnik;

  4)  kierownicy komórek organizacyjnych, zgodnie z ich właściwością rzeczową.

4. Kontrola zewnętrzna może być przeprowadzona jako:

  1)  kompleksowa - obejmująca całokształt zasadniczych funkcji statutowych zadań kontrolowanej jednostki;

  2)  problemowa - obejmująca wybrane zagadnienia w jednej lub więcej kontrolowanych jednostkach;

  3)  doraźna - rewizja, inspekcja - wynikająca z bieżących potrzeb prowadzona w różnych jednostkach.

5. Przed przystąpieniem do kontroli kontrolujący opracowują tezy i założenia oraz czas trwania kontroli, o których informują kierowników komórek organizacyjnych lub kontrolowanych jednostek.

6. Tezy kontroli winny zawierać:

  1)  tematykę kontroli;

  2)  cel i zadania;

  3)  okres objęty kontrolą;

  4)  zakres przedmiotowy;

  5)  określenie dokumentów niezbędnych do przebadania;

  6)  termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli;

  7)  określenie przepisów prawnych z zakresu kontroli.

7. Kontrolujący przeprowadzając kontrolę wykonuje wszystkie niezbędne czynności prowadzące do osiągnięcia celu kontroli, mianowicie:

  1)  ustalenie stanu faktycznego i porównanie go ze stanem wzorcowym;

  2)  ustalenie nieprawidłowości i przyczyn ich powstania;

  3)  wskazanie osób odpowiedzialnych za zaistniałe nieprawidłowości, określenie jakie przepisy i obowiązki zostały naruszone;

  4)  wskazanie właściwych metod pracy;

  5)  omówienie wyników kontroli z kierownikami jednostek kontrolowanych lub z zainteresowanymi pracownikami.

8. Każda kontrola zostaje zakończona protokołem.

9. Jeżeli w wyniku kontroli stwierdzone zostały uchybienia w działalności, należy sporządzić zalecenia pokontrolne.

10. Po zakończeniu kontroli kompleksowej w oparciu o ustalenia kontroli sporządza się wnioski oraz opracowuje ocenę funkcjonowania danej jednostki organizacyjnej.

11. W ciągu 14 dni od zakończenia kontroli kompleksowej należy zorganizować w kontrolowanej jednostce naradę pokontrolną, w której uczestniczy burmistrz lub jego zastępca, kierownik kontrolowanej jednostki, kierownik komórki organizacyjnej sprawującej nadzór nad działalnością jednostki kontrolowanej i pracownicy prowadzący kontrolę.

§ 43. 1. W razie ujawnienia przestępstwa lub uzasadnionego podejrzenia o jego popełnienie kontrolujący:

  1)  zgłasza ten fakt kierownikowi jednostki kontrolowanej oraz swojemu przełożonemu;

  2)  zabezpiecza materiały dowodowe.

§ 44. 1. Czynności kontrolne należy udokumentować w postaci protokołów oraz wpisu w książkach kontroli.

2. Protokół pokontrolny powinien być zwięzły i przejrzysty oraz syntetycznie obrazować działalność jednostki w zakresie kontrolowanych spraw.

3. Protokół winien być sporządzony w ciągu 7 dni od zakończenia kontroli.

4. W przypadku braku uchybień można odstąpić od sporządzenia protokołu i ograniczyć się do sporządzenia notatki służbowej.

§ 45. 1. Protokół kontroli winien zawierać:

  1)  pełne brzmienie nazwy jednostki kontrolowanej;

  2)  datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;

  3)  imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe przeprowadzającego kontrolę oraz pracowników, którzy udzielali wyjaśnień;

  4)  określenie przedmiotu i zakresu kontroli;

  5)  termin poprzedniej kontroli i realizację zaleceń pokontrolnych;

  6)  ustalenia kontroli;

  7)  omówienie wydanych w toku kontroli zaleceń doraźnych i zakresu instruktażu;

  8)  wzmiankę o prawie zgłoszenia pisemnych wyjaśnień co do treści protokołu w ciągu 7 dni od podpisania;

  9)  wyszczególnienie załączników;

10)  stwierdzenie ilości egzemplarzy i komu doręczono;

11)  miejsce i datę sporządzenia protokołu oraz podpis osoby kontrolującej i kierownika jednostki kontrolowanej.

§ 46. 1. Książkę kontroli zewnętrznych prowadzi Wydział Organizacyjno - Administracyjny.

2. W książce kontroli dokonują wpisu osoby przeprowadzające kontrolę w komórkach organizacyjnych.

3. Pracownik Wydziału Organizacyjno - Administracyjnego wyznaczony przez sekretarza ma obowiązek okazywania książki kontroli na każde żądanie osobom upoważnionym do dokonywania kontroli.

§ 47. 1. Sekretarz organizuje system kontroli wewnętrznej i sprawuje ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu oraz prawidłowością wykorzystania sygnałów kontroli wewnętrznej.

§ 48. 1. Kontrolę wewnętrzną w urzędzie sprawują:

  1)  burmistrz;

  2)  zastępca burmistrza;

  3)  skarbnik;

  4)  sekretarz;

  5)  kierownicy komórek organizacyjnych.

Dział IX 

Zasady podpisywania pism i decyzji

§ 49. 1. Burmistrz osobiście podpisuje:

  1)  zarządzenia i okólniki;

  2)  wystąpienia kierowane do organów administracji rządowej;

  3)  odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, posłów i senatorów;

  4)  pisma w sprawach zastrzeżonych dla burmistrza przepisami niniejszego regulaminu oraz przepisami odrębnymi lub mających ze względu na swój charakter specjalne znaczenie oraz pozostałe pisma wynikające z kompetencji burmistrza.

2. W okresie nieobecności burmistrza akty normatywne i inne dokumenty określone w ust. 1 podpisuje zastępca burmistrza lub sekretarz.

3. Burmistrz może upoważnić pracowników urzędu do podpisywania korespondencji dotyczącej spraw pozostających w zakresie czynności tych pracowników, w tym wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach.

4. Upoważnienia, o których mowa w ust. 3 burmistrz udziela na piśmie.

5. Wydział Organizacyjno - Administracyjny prowadzi rejestr wydanych upoważnień.

Dział X 

Postępowanie z aktami

§ 50. 1. Akta spraw przechowuje się w komórkach organizacyjnych i archiwum zakładowym.

2. W komórkach organizacyjnych przechowuje się akta spraw bieżących, będących w załatwieniu oraz spraw załatwionych w roku kalendarzowym.

3. Akta spraw zakończonych przekazuje się do archiwum zakładowego do 31 marca roku następnego.

4. Do oznaczania akt należy używać symboli komórek organizacyjnych wymienionych w § 5 ust. 1.

Dział XI 

Postanowienia organizacyjne

§ 51. 1. Szczegółową organizację wewnętrzną w oparciu o postanowienia regulaminu ustalają kierownicy komórek organizacyjnych w porozumieniu z sekretarzem, dotyczy to w szczególności:

  1)  regulaminu wewnętrznego komórki organizacyjnej, który powinien zawierać:

a)  strukturę organizacyjną komórki organizacyjnej z określeniem stanowisk pracy,

b)  szczegółowy zakres zadań wykonywanych przez pracowników na poszczególnych stanowiskach pracy;

  2)  regulaminy wewnętrzne podlegają stałej aktualizacji, zakresy czynności nowo przyjętych pracowników powinny być opracowane w ciągu 7 dni od daty zatrudnienia;

  3)  regulaminy wewnętrzne komórek organizacyjnych zatwierdza sekretarz;

  4)  zbiór regulaminów wewnętrznych prowadzi Wydział Organizacyjno - Administracyjny.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych obowiązani są zapoznać nowo przyjętych pracowników ze statutem miasta oraz z:

  1)  regulaminem organizacyjnym urzędu;

  2)  regulaminem pracy urzędu;

  3)  przepisami dotyczącymi zasad i form postępowania z dokumentami niejawnymi;

  4)  rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. wraz ze zmianami, w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych;

  5)  przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

3. Oświadczenie o przyjęciu do wiadomości i przestrzeganiu przepisów, o których mowa w ust. 2 dołącza się do akt osobowych pracownika.

Dział XII 

Postanowienia końcowe

§ 52. 1. Kierownik komórki organizacyjnej jest bezpośrednim przełożonym pracowników zatrudnionych w danej komórce organizacyjnej.

2. Kierownik komórki organizacyjnej ponosi odpowiedzialność za prawidłową organizację pracy w danej komórce organizacyjnej, porządek, dyscyplinę pracy oraz doskonalenie zawodowe pracowników.

3. Burmistrz może wydać szczegółowe zalecenia wewnętrzne dotyczące sposobu realizowania postanowień niniejszego regulaminu.

4. Zmiany regulaminu następują w trybie określonym dla jego uchwalenia.