ZARZĄDZENIE Nr 67/08
BURMISTRZA MIASTA KOSTRZYN NAD ODRĄ
z dnia 16 czerwca 2008 r.
w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Kostrzyn nad Odrą
(Gorzów Wielkopolski, dnia 28 lipca 2008 r.)
Na podstawie art. 33 ust. 2 w związku z art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zmianami) zarządza się, co następuje:
§ 1. Nadaje się Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Kostrzyn nad Odrą w brzmieniu stanowiącym załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się: zastępcy burmistrza miasta, sekretarzowi miasta, skarbnikowi miasta oraz kierownikom komórek organizacyjnych.
§ 3. Traci moc zarządzenie Nr 37/2005 Burmistrza Miasta Kostrzyn nad Odrą z dnia 15 kwietnia 2005r. opublikowane w Dzienniku Urzędowym Województwa Lubuskiego Nr 52, poz. 1105 z dnia 24 sierpnia 2005r.
§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2008r. i podlega ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Województwa Lubuskiego.
ZAŁĄCZNIK Nr 1
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Kostrzyn nad Odrą
Dział I
Postanowienia ogólne
§ 1. 1. Regulamin Organizacyjny, zwany dalej regulaminem określa szczegółową strukturę organizacyjną Urzędu Miasta Kostrzyn nad Odrą oraz zasady i tryb jego działania.
2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
1) radzie - należy przez to rozumieć Radę Miasta Kostrzyn nad Odrą;
2) urzędzie i zakładzie pracy - należy przez to rozumieć Urząd Miasta Kostrzyn nad Odrą;
3) burmistrzu - należy przez to rozumieć burmistrza miasta Kostrzyn nad Odrą;
4) zastępcy - należy przez to rozumieć zastępcę burmistrza miasta;
5) sekretarzu - należy przez to rozumieć sekretarza miasta;
6) skarbniku - należy przez to rozumieć skarbnika miasta;
7) wydziale - należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne urzędu o tej nazwie;
8) naczelniku wydziału - należy przez to rozumieć naczelników wydziałów;
9) biurach - należy przez to rozumieć wewnętrzne samodzielne komórki organizacyjne urzędu działające poza wydziałami na prawach samodzielnych referatów;
10) referatach - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną wydziału lub samodzielny referat;
11) komórkach organizacyjnych - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne urzędu wymienione w § 5 ust. 1 niniejszego regulaminu;
12) kierownikach - należy przez to rozumieć kierowników komórek organizacyjnych;
13) miejskich jednostkach organizacyjnych - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną utworzoną do realizacji zadań miasta;
14) mieście - należy przez to rozumieć Miasto Kostrzyn nad Odrą;
15) regulaminie - należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Kostrzyn nad Odrą.
§ 2. 1. Urząd jest jednostką organizacyjną miasta przy pomocy której burmistrz wykonuje zadania z zakresu administracji publicznej, wynikające z zadań własnych miasta, zadań zleconych z mocy ustaw lub przyjętych przez miasto w drodze porozumień.
2. Urząd jest aparatem wykonawczym burmistrza, sprawującym równocześnie obsługę rady i jej komisji.
3. Urząd działa na podstawie obowiązujących przepisów prawa, statutu miasta i regulaminów oraz aktów prawnych wydanych przez burmistrza i radę.
Dział II
Organizacja urzędu
§ 3. 1. Siedzibą urzędu jest Kostrzyn nad Odrą.
§ 4. 1. Pracą urzędu kieruje burmistrz przy pomocy zastępcy burmistrza, sekretarza i skarbnika, którzy wykonując wyznaczone zadania zapewniają w powierzonym im zakresie kompleksowe rozwiązywanie problemów wynikających z zadań miasta i kontrolują działalność komórek organizacyjnych.
§ 5. 1. W skład urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne (nazwa i symbol):
1) Straż Miejska w Kostrzynie nad Odrą, SM;
2) Wydział Administracyjno - Organizacyjny, OA;
3) Biuro Radców Prawnych, BRP;
4) Biuro Obsługi Interesanta, BOI;
5) Biuro Rady Miasta, BRM;
6) Wydział Finansowy, FK;
7) Wydział Gospodarki Przestrzennej i Obsługi Inwestora, GP;
8) Wydział Gospodarki Komunalnej i Lokalowej, GK;
9) Referat Gospodarki Mieszkaniowej, GM;
10) Referat Inwestycji i Remontów, IR;
11) Urząd Stanu Cywilnego, USC;
12) Wydział Oświaty, Kultury i Opieki, OK;
13) Referat Świadczeń Społecznych, RS;
14) Biuro Integracji Europejskiej i Współpracy Międzynarodowej, BIE;
15) Referat Spraw Wojskowych i Obrony Cywilnej, WO;
16) stanowisko ds. ochrony informacji niejawnych, IN;
17) stanowisko ds. bezpieczeństwa i higieny pracy i ochrony ppoż., BHP;
18) stanowisko ds. promocji miasta, PR;
19) pełnomocnik burmistrza ds. Systemu Zarządzania Jakością, ISO;
20) audytor wewnętrzny, AU.
2. Strukturę organizacyjną urzędu przedstawia schemat stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszego regulaminu.
3. Struktura stanowiskowa urzędu stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego regulaminu.
§ 6. 1. W urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:
1) burmistrz;
2) zastępca burmistrza;
3) sekretarz miasta;
4) skarbnik miasta;
5) kierownik Urzędu Stanu Cywilnego i zastępca kierownika Urzędu Stanu Cywilnego;
6) komendant Straży Miejskiej;
7) kierownicy i ich zastępcy.
Burmistrz
§ 7. 1. Burmistrz wykonuje zadania określone w ustawie o samorządzie gminnym oraz w innych przepisach określających kompetencje burmistrza, a także w statucie miasta i niniejszym regulaminie.
2. Burmistrz w szczególności:
1) reprezentuje miasto oraz urząd na zewnątrz i utrzymuje kontakty z miejscowym środowiskiem;
2) kieruje bieżącymi sprawami miasta i urzędu, kieruje urzędem na zasadzie jednoosobowego kierownictwa ponosząc odpowiedzialność za wyniki jego pracy, zapewnia warunki praworządnego i efektywnego funkcjonowania urzędu;
3) wydaje decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej;
4) nadzoruje wykonanie zadań zleconych;
5) rozstrzyga spory kompetencyjne między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi;
6) ogłasza budżet miasta i sprawozdania z wykonania budżetu;
7) podejmuje decyzje w sprawach obronnych i obrony cywilnej, w zakresie określonym w odrębnych przepisach;
8) udziela pisemnego upoważnienia pracownikom do wydawania decyzji administracyjnych;
9) wykonuje funkcję zwierzchnika służbowego i pracodawcy wobec wszystkich pracowników urzędu; dokonuje czynności z zakresu prawa pracy na zasadach określonych odrębnymi przepisami;
10) wykonuje funkcję zwierzchnika służbowego i pracodawcy wobec kierowników miejskich jednostek organizacyjnych z uwzględnieniem art. 30 ust. 2 pkt 5 ustawy o samorządzie gminnym;
11) ustala wynagrodzenie dla pracowników urzędu wynikające ze stosunku pracy.
3. W czasie nieobecności burmistrza jego zadania wykonuje zastępca burmistrza lub inna osoba wyznaczona przez burmistrza na piśmie.
4. Organem doradczym burmistrza jest kolegium burmistrza w skład którego wchodzą: zastępca burmistrza, sekretarz, skarbnik oraz kierownicy.
5. Organizację pracy kolegium burmistrza reguluje burmistrz odrębnym zarządzeniem.
6. Burmistrzowi bezpośrednio podlegają:
1) Straż Miejska;
2) Urząd Stanu Cywilnego;
3) Wydział Oświaty, Kultury i Opieki;
4) Biuro Integracji Europejskiej i Współpracy Międzynarodowej;
5) Referat Spraw Wojskowych i Obrony Cywilnej;
6) stanowisko ds. BHP i ochrony ppoż.;
7) Biuro Radców Prawnych;
8) stanowisko ds. ochrony informacji niejawnych;
9) audytor wewnętrzny;
10) stanowisko ds. promocji miasta;
11) pełnomocnik burmistrza ds. Systemu Zarządzania Jakością.
7. Zastępcy burmistrza podlegają:
1) Wydział Gospodarki Przestrzennej i Obsługi Inwestora;
2) Wydział Gospodarki Komunalnej i Lokalowej;
3) Referat Inwestycji i Remontów.
Sekretarz
§ 8. 1. Sekretarz jest jednocześnie naczelnikiem Wydziału Organizacyjno - Administracyjnego.
2. Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie urzędu, warunki jego działania i w tym samym zakresie nadzoruje działalność komórek organizacyjnych oraz zapewnia prawidłową obsługę interesantów.
3. Sekretarzowi bezpośrednio podlegają:
1) Wydział Organizacyjno - Administracyjny;
2) Biuro Obsługi Interesanta;
3) Biuro Rady Miasta.
Skarbnik
§ 9. 1. Do zadań skarbnika należy organizacja i kierowanie pracą Wydziału Finansowego. Prawa i obowiązki skarbnika określają odrębne przepisy.
2. Skarbnik w szczególności:
1) opracowuje projekt budżetu miasta;
2) występuje z propozycjami dotyczącymi stawki podatków i opłat lokalnych oraz ulg i zwolnień w tych podatkach;
3) rozpatruje podania w sprawach odraczania, rozkładania na raty, zaniechania poboru lub umarzania podatków i opłat, a także innych należności.
3. Skarbnik wydaje decyzje w zakresie wymienionym w ust. 2 w granicach posiadanych pełnomocnictw oraz zajmuje się problemami ekonomiczno - finansowymi miasta oraz obsługą finansową urzędu.
4. Skarbnikowi podlega Wydział Finansowy.
5. Zastępca skarbnika współpracuje z miejskimi jednostkami organizacyjnymi w zakresie planowania budżetu oraz sprawozdawczości, a także uczestniczy w kontrolach związanych z realizacją budżetu.
Kierownicy
§ 10. 1. Do zadań kierowników należy zapewnienie należytej organizacji pracy, sprawnego wykonywania zadań swojej komórki organizacyjnej, a w szczególności:
1) przygotowywanie i opracowywanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach należących do kompetencji swojej komórki organizacyjnej;
2) planowanie i organizowanie pracy swojej komórki organizacyjnej;
3) dokonywanie podziału czynności pomiędzy pracowników swojej komórki organizacyjnej;
4) zapewnienie dyscypliny w swojej komórce organizacyjnej;
5) wnioskowanie w sprawach przyjmowania, zwalniania, awansowania, wyróżniania, karania pracowników swojej komórki organizacyjnej oraz wyrażanie zgody na wykorzystanie przez pracowników urlopów wypoczynkowych;
6) opracowywanie uchwał i materiałów dla burmistrza i na sesje rady;
7) opracowywanie sprawozdań i informacji z realizacji uchwał w zakresie ustalonym przez radę i burmistrza;
8) uczestniczenie w sesjach rady oraz w posiedzeniach komisji rady w zakresie ustalonym przez burmistrza lub na zaproszenie komisji;
9) ochrona danych osobowych przetwarzanych w swojej komórce organizacyjnej.
Wspólne zadania komórek organizacyjnych
§ 11. 1. Do wspólnych zadań komórek organizacyjnych należy:
1) organizowanie, wykonywanie i wdrażanie zadań określonych w aktach prawnych dotyczących samorządu gminnego, uchwałach rady oraz zarządzeniach burmistrza;
2) inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji zadań określonych w budżecie miasta oraz planach wieloletnich i strategii rozwoju miasta;
3) ponoszenie odpowiedzialności za prawidłowe dysponowanie środkami finansowymi, określonymi w budżecie na realizację zadań merytorycznych, w tym również przestrzegania dyscypliny budżetowej;
4) udział w rozpatrywaniu skarg dotyczących pracy swojej komórki organizacyjnej, badanie ich zasadności, analizowanie źródeł i przyczyn powstania, podejmowanie działań zapewniających należyte i terminowe ich załatwianie, przygotowanie propozycji odpowiedzi na skargi;
5) przestrzeganie zasad prawidłowej obsługi interesantów oraz zapewnienie terminowego załatwiania spraw wpływających do swojej komórki organizacyjnej;
6) współdziałanie z miejskimi jednostkami organizacyjnymi oraz organizacjami działającymi na terenie miasta w zakresie realizacji zadań merytorycznych swojej komórki organizacyjnej;
7) opracowywanie sprawozdawczości statystycznej i innych prac statystycznych wynikających z programu badań statystycznych GUS oraz resortowej sprawozdawczości statystycznej w zakresie określonym przepisami, zapewniając zgodność sprawozdań ze stanem faktycznym;
8) przygotowywanie na potrzeby burmistrza okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań wynikających z merytorycznej działalności swojej komórki organizacyjnej;
9) opracowywanie oraz przekazywanie do publikowania informacji;
10) prowadzenie spraw rad osiedli, samorządu mieszkańców i indywidualnych mieszkańców w zakresie merytorycznej odpowiedzialności swojej komórki organizacyjnej;
11) udzielanie zainteresowanym informacji z zakresu ustawy o dostępie do informacji publicznej;
12) opracowywanie oraz publikowanie informacji w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP), zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001r. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.);
13) realizacja tematyczna i odpowiedzialność merytoryczna za przygotowanie i aktualizację treści wynikających z realizacji zadań własnych w serwisie internetowym miasta oraz informacji z zakresu ustawy o dostępie do informacji publicznej w Biuletynie Informacji Publicznej.
Dział III
Szczegółowe zakresy działania komórek organizacyjnych
Wydział Organizacyjno - Administracyjny (OA)
§ 12. 1. Wydziałem kieruje sekretarz.
2. Do podstawowego zakresu działania wydziału należy:
a) zadania własne:
1) prowadzenie rejestru zarządzeń burmistrza;
2) koordynacja kontroli wewnętrznej sprawowanej przez kierowników;
3) obsługa narad burmistrza, posiedzeń rady i jej komisji (BRM);
4) zarząd budynkami administracyjnymi, gospodarka lokalami biurowymi urzędu;
5) prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi;
6) prowadzenie spraw związanych z nadzorem właścicielskim spółek komunalnych;
7) zapewnienie zaopatrzenia materialnego i technicznego, w tym materiałów i pomocy biurowych, druków, formularzy, zakup sprzętu oraz maszyn i urządzeń biurowych oraz prowadzenie w tym zakresie dokumentacji;
8) prowadzenie gospodarki odzieżą ochronną, roboczą;
9) prowadzenie spraw związanych z zamawianiem pieczęci i tablic urzędowych;
10) prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem mienia w urzędzie i pozostałych obiektach;
11) zapewnienie estetycznego utrzymania pomieszczeń biurowych w urzędzie oraz nadzoru nad pracą obsługi - sprzątaczek, konserwatora, kierowcy, doręczyciela oraz usługobiorców obcych;
12) wykonywanie zadań związanych z funkcjami reprezentacyjnymi burmistrza i obsługą delegacji;
13) przyjmowanie i ewidencjonowanie korespondencji wpływającej do urzędu (BOI);
14) przyjmowanie interesantów zgłaszających się do burmistrza i sekretarza w sprawach skarg i wniosków;
15) prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg i wniosków wpływających do urzędu oraz opracowywanie okresowych informacji i analiz o sposobie ich załatwiania (współpraca z BRP);
16) przyjmowanie i nadawanie faksów, obsługa centrali;
17) przekazywanie właściwym komórkom organizacyjnym korespondencji zadekretowanej przez burmistrza, zastępcę burmistrza lub sekretarza;
18) załatwianie spraw związanych z zatrudnianiem, zwalnianiem i wynagradzaniem pracowników urzędu oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych oraz prowadzenie akt osobowych pracowników urzędu;
19) organizowanie szkoleń pracowników urzędu;
20) prowadzenie praktyk uczniowskich i studenckich, umów wolontariackich, staży;
21) wydawanie świadectw pracy i zaświadczeń o zatrudnieniu byłym pracownikom urzędu oraz zlikwidowanych instytucji, których akta osobowe są przechowywane w urzędzie;
22) współpraca z Urzędem Pracy w zakresie zatrudnienia w ramach prac interwencyjnych oraz naboru do pracy;
23) nadzór nad całością prac związanych z informatyzacją urzędu;
24) administrowanie wewnętrzną siecią komputerową urzędu;
25) udzielanie pracownikom instruktażu na temat eksploatacji systemów komputerowych;
26) zabezpieczanie danych z wdrożonych systemów oraz przechowywanie dokumentacji systemów, nadzór nad bezpieczeństwem danych;
27) usuwanie drobnych awarii sprzętu i oprogramowania;
28) zabezpieczenie serwisu pogwarancyjnego sprzętu komputerowego i oprogramowania;
29) utrzymywanie kontaktów z mediami poprzez rzecznika urzędu;
30) udzielanie i cofanie decyzji na prowadzenie zbiórek publicznych organizowanych na terenie miasta;
31) wydawanie decyzji na przeprowadzenie zgromadzeń publicznych, imprez masowych organizowanych na terenie miasta;
32) realizacja tematyczna i odpowiedzialność merytoryczna za przygotowanie i aktualizację treści zawartych w serwisie internetowym miasta wynikających z realizacji zadań własnych;
33) prowadzenie dokumentacji związanej z oświadczeniami majątkowymi pracowników urzędu i jednostek organizacyjnych oraz radnych;
34) załatwianie spraw związanych z obowiązkiem zgłaszania do Rejestru Korzyści;
35) nadzór redakcyjny nad Biuletynem Informacji Publicznej,
b) zadania zlecone:
1) wykonywanie prac przygotowawczych związanych z wyborami Prezydenta RP, do Sejmu i Senatu oraz rad gmin;
2) wykonywanie prac związanych z wyborami ławników.
Biuro Radców Prawnych (BRP)
§ 13. 1. Do podstawowego zakresu działania Biura Radców Prawnych należy wykonywanie obsługi prawnej urzędu, burmistrza, rady i jej komisji, a w szczególności:
1) opiniowanie pod względem prawnym i redakcyjnym aktów prawnych burmistrza oraz projektów uchwał kierowanych pod obrady rady, jak również opiniowanie aktów prawnych przekazanych do konsultacji;
2) zapewnienie obsługi prawnej burmistrzowi i doradztwa prawnego na rzecz komórek organizacyjnych, jak również prowadzenia spraw przed sądami powszechnymi i administracyjnymi;
3) opiniowanie projektów umów i porozumień;
4) wydawanie opinii prawnych dotyczących umów w sprawach majątkowych;
5) wydawanie opinii prawnych dotyczących rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy oraz innych spraw kadrowych;
6) wydawanie opinii prawnych dotyczących umarzania wierzytelności;
7) udzielanie wyjaśnień w sprawie obowiązującego stanu prawnego w zakresie spraw określonych, w szczegółowym zakresie działania komórek organizacyjnych;
8) udzielanie wyjaśnień i porad oraz pomocy prawnej organom miasta;
9) udzielanie pomocy i instruktażu pracownikom urzędu w zakresie interpretacji przepisów prawnych i praktycznego ich stosowania;
10) obsługa prawna sesji rady.
2. Wykonywanie innych zadań przewidzianych w ustawie o radcach prawnych.
3. Referent BRP zajmuje się całością spraw związanych z organizacją, przyjmowaniem i rozpatrywaniem skarg wpływających do urzędu.
Biuro Obsługi Interesanta (BOI)
§ 14. 1. Biuro Obsługi Interesanta wchodzi w skład Wydziału Organizacyjno - Administracyjnego.
2. Jednym z podstawowych zadań wykonywanych przez inspektorów ds. obsługi interesantów jest świadczenie usług o charakterze administracyjnym na rzecz mieszkańców miasta i innych osób oraz podmiotów realizujących własne interesy na terenie miasta.
3. Biuro Obsługi Interesanta to miejsce pierwszego kontaktu z urzędem.
4. Pracownik biura pełni rolę gospodarza i przewodnika interesanta.
5. Podstawowe zadania przedmiotowe na stanowisku:
1) udzielanie informacji o sposobie załatwiania spraw przez klientów;
2) obsługa interesantów w zakresie: wydawanie druków wniosków do załatwienia spraw, pomoc przy ich wypełnianiu, przyjmowanie wniosków wraz z wymaganą dokumentacją i przekazywanie komórkom organizacyjnym celem ich załatwienia, wydawanie interesantom decyzji, zaświadczeń i innych dokumentów przygotowanych przez komórki organizacyjne;
3) udzielanie informacji o strukturze organizacyjnej urzędu, udzielanie informacji o instytucjach i stowarzyszeniach działających na terenie miasta, wskazywanie kompetentnych osób i miejsca do załatwienia spraw;
4) dysponowanie materiałami instruktażowymi i promocyjnymi miasta z uwzględnieniem potrzeb mieszkańców i ich uzupełnianie;
5) uzupełnianie brakujących wzorów druków i materiałów instruktażowych;
6) wnioskowanie i planowanie spraw związanych z usprawnieniem pracy w urzędzie;
7) udostępnianie interesantom dostępu do Biuletynu Informacji Publicznej;
8) informowanie pracownika merytorycznego o konieczności przyjęciu interesanta w BOI (niepełnosprawność interesanta, choroba itp.);
9) odbieranie korespondencji przychodzącej z placówki pocztowej, od mieszkańców, interesantów składających pisma, wnioski itp. bezpośrednio w urzędzie;
10) bieżąca rejestracja korespondencji przychodzącej zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej;
11) przekazywanie korespondencji sekretarzowi w celu jej dekretacji;
12) przekazywanie korespondencji do komórek organizacyjnych.
Biuro Rady Miasta (BRM)
§ 15. 1. Biurem Rady Miasta kieruje sekretarz przy pomocy pracownika merytorycznego.
2. Do podstawowego zakresu działania biura należy:
1) opracowywanie i analizowanie realizacji planu pracy rady;
2) obsługa merytoryczna i organizacyjna rady, komisji rady i radnych;
3) przekazywanie właściwym komórkom organizacyjnym do realizacji spraw wynikających z uchwał rady, wniosków komisji oraz zarządzeń burmistrza;
4) organizacyjne przygotowanie posiedzeń rady i komisji rady;
5) prowadzenie zbiorów i rejestrów uchwał rady, wniosków i opinii komisji oraz interpelacji radnych, nadawanie biegu ich realizacji;
6) nadawanie biegu zgłaszanym skargom i wnioskom mieszkańców;
7) organizowanie spotkań i dyżurów radnych;
8) protokołowanie posiedzeń rady oraz komisji rady;
9) redagowanie i przesyłanie ustaleń rady kierownikom oraz kierownikom miejskich jednostek organizacyjnych;
10) obsługa biurowa i prowadzenie rejestrów odznaczeń honorowych miasta oraz medali pamiątkowych "Zasłużony dla Miasta Kostrzyn nad Odrą";
11) prowadzenie ewidencji składu osobowego rady i komisji rady;
12) przekazywanie w ustawowym terminie uchwał rady Wojewodzie Lubuskiemu, Regionalnej Izbie Obrachunkowej oraz burmistrzowi i kierownikom miejskich jednostek organizacyjnych;
13) przekazywanie uchwał rady do publikacji w środkach masowego przekazu oraz w formie obwieszczeń;
14) organizowanie szkoleń radnych;
15) współpraca z przewodniczącym rady celem przygotowania w oparciu o zebrane propozycje rocznego planu pracy rady;
16) obsługa dyżurów przewodniczącego i wiceprzewodniczących rady;
17) obsługa komisji dyscyplinarnej II instancji dla rozstrzygania spraw dyscyplinarnych pracowników urzędu;
18) wykonywanie innych zadań wynikających z ustawy o samorządzie gminnym zleconych przez przewodniczącego i wiceprzewodniczących Rady;
19) zapewnienie niezbędnej pomocy radnym w sprawowaniu przez nich mandatów, w tym w sprawach interwencji;
20) przekazywanie wniosków radnych w sprawach interwencji kierowanych do burmistrza;
21) opracowywanie projektów zmian statutu miasta wynikających z kompetencji rady;
22) współudział w organizowaniu i przeprowadzaniu wyborów samorządowych, parlamentarnych, prezydenckich, referendów oraz konsultacji społecznych;
23) przygotowywanie wyborów ławników do sądów powszechnych.
Wydział Finansowy (FK)
§ 16. 1. Wydziałem Finansowym kieruje skarbnik przy pomocy zastępcy skarbnika.
2. Do zakresu działania wydziału należy:
1) opracowywanie projektu budżetu:
a) przygotowywanie projektów zarządzeń w sprawie przygotowania projektu budżetu,
b) kompletowanie materiałów źródłowych do sporządzenia projektu budżetu,
c) przygotowanie projektu budżetu,
d) przygotowywanie projektów uchwał rady w sprawach zatwierdzenia budżetu,
e) przygotowywanie układu szczegółowego wykonania budżetu dla jednostek i zakładów budżetowych realizujących jego wykonanie,
f) przygotowywanie informacji półrocznej i rocznej z realizacji planu dochodów i wydatków budżetowych,
g) przygotowanie zarządzeń burmistrza w sprawie zmian w budżecie,
h) przygotowanie projektów uchwał budżetowych w zakresie zmian budżetowych;
2) nadzór nad prawidłowym wykonaniem budżetu;
3) zapewnienie płynności finansowej;
4) prowadzenie pełnej obsługi księgowej w zakresie dochodów i wydatków budżetowych;
5) prowadzenie ewidencji przychodów i rozchodów budżetowych oraz spraw związanych z obsługą finansową pożyczek i kredytów;
6) prowadzenie obsługi księgowej zadań zleconych i powierzonych z zakresu administracji rządowej;
7) sporządzanie jednostkowych i zbiorczych sprawozdań statystycznych wykonania dochodów budżetu miesięcznych, półrocznych i rocznych;
8) sporządzanie zbiorczych sprawozdań statystycznych z działalności pozabudżetowej (dla zakładów budżetowych, funduszy celowych i środków specjalnych);
9) sporządzanie zbiorczych i jednostkowych sprawozdań statystycznych z realizowanych przez miasto zadań zleconych i powierzonych z zakresu administracji rządowej;
10) kontrola przestrzegania dyscypliny budżetowej;
11) w zakresie podatków:
a) naliczanie podatku od nieruchomości, środków transportowych, podatku rolnego i leśnego od osób fizycznych i prawnych, czynszów dzierżawnych, spłaty za wieczyste użytkowanie gruntów,
b) bieżące kontrolowanie decyzji dotyczących wymiaru podatku od nieruchomości,
c) analizowanie i opiniowanie podań w sprawach odraczania, rozkładania na raty lub umarzania podatków i opłat,
d) analizowanie i opiniowanie odwołań, skarg i zażaleń w sprawach wymiaru podatków,
e) przygotowywanie projektów uchwał rady w sprawach ustalania wysokości podatków i opłat lokalnych zastrzeżonych do właściwości rady,
f) gromadzenie materiałów informacyjnych dla celów wymiaru podatku od nieruchomości oraz wykorzystanie ich dla celów postępowania egzekucyjnego,
g) sporządzanie sprawozdań o dochodach oraz danych do sprawozdania z wykonania budżetu,
h) prowadzenie windykacji należności niepodatkowych,
i) przygotowywanie projektów pism w zakresie egzekucji administracyjnej i sądowej,
j) współpraca z Urzędem Skarbowym i innymi organami upoważnionymi do prowadzenia egzekucji w zakresie zobowiązań podatkowych i innych,
k) przygotowywanie decyzji o rozłożeniu na raty, odroczeniu lub o umorzeniu tytułów podatkowych i niepodatkowych,
l) pobór podatkowych i niepodatkowych należności budżetowych wynikających ze stosownych przepisów;
12) naliczanie wynagrodzeń pracownikom urzędu oraz rozliczanie ich z Urzędem Skarbowym i ZUS-em;
13) prowadzenie obsługi kasowej urzędu;
14) prowadzenie rachunkowości Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
15) ewidencja syntetyczna majątku urzędu;
16) rozliczanie wyjazdów służbowych pracowników;
17) prowadzenie spraw związanych z opłatą skarbową i wekslami;
18) rozliczanie należności z tytułu podatku VAT;
19) ewidencja wpłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholi;
20) wydawanie i rozliczanie biletów opłaty targowej;
21) współdziałanie z komórkami organizacyjnymi urzędu w zakresie przekazywania i aktualizowania materiału informacyjnego dla usprawnienia i przyspieszenia postępowania egzekucyjnego.
3. Do zadań wydziału w zakresie kontroli należy:
1) udzielanie instruktażu jednostkom podległym i nadzorowanym przez miasto w zakresie:
a) prawidłowej interpretacji przepisów prawnych oraz doradztwo w zakresie praktycznego ich stosowania w bieżącej gospodarce finansowej,
b) opracowywania zarządzeń wewnętrznych i instrukcji w sprawach finansowych z uwzględnieniem specyfikacji i potrzeb komórek organizacyjnych i miejskich jednostek organizacyjnych;
2) sporządzanie informacji o udzielonych instruktażach;
3) ocena realizacji dochodów i wydatków;
4) przeprowadzanie kontroli w miejskich jednostkach organizacyjnych objętych budżetem w zakresie gospodarki finansowej pod względem formalno - prawnym;
5) nadzór i kontrola nad działalnością finansową miejskich jednostek organizacyjnych, a w szczególności:
a) sporządzanie planów kontroli,
b) sporządzanie protokołów kontroli,
c) przygotowywanie wniosków o ukaranie w razie naruszenia dyscypliny budżetowej;
6) analiza wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu;
7) przestrzeganie stosowania ustawy o zamówieniach publicznych.
Wydział Gospodarki Przestrzennej i Obsługi Inwestora (GP)
§ 17. 1. Wydziałem Gospodarki Przestrzennej i Obsługi Inwestora kieruje naczelnik.
2. Do zakresu działania wydziału należy:
a) w zakresie gospodarki przestrzennej:
1) koordynacja spraw związanych z opracowaniem planistycznym, przygotowanie i opracowanie projektu studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego miasta;
2) przygotowanie projektów założeń do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego i projektów tych planów;
3) udostępnianie projektu miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego oraz prognozy skutków wpływu na środowisko przyrodnicze do publicznego wglądu;
4) uzgodnienie projektu planu miejscowego z zainteresowanymi organami administracji państwowej oraz innymi instytucjami;
5) dokonywanie okresowej oceny skutków w zagospodarowaniu przestrzennym wynikających z realizacji planu miejscowego oraz oceny aktualności tego planu;
6) uzgodnienie z właściwymi organami lokalizacji inwestycji szczególnie szkodliwych dla środowiska i zdrowia ludzi;
7) udzielanie opinii lokalizacyjnych dla inwestycji o znaczeniu lokalnym i ponadlokalnym, uzgodnienie koncepcji urbanistyczno - architektonicznym;
8) przeprowadzenie procedur związanych z wydaniem decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego lub decyzji o warunkach zabudowy;
9) wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu oraz wytycznych urbanistyczno - architektonicznych na podstawie obowiązujących planów miejscowych, prowadzenie rejestru wydanych decyzji;
10) uzgadnianie projektów podziałów geodezyjnych;
11) analiza potrzeb i wniosków do rocznych i wieloletnich programów pracy w zakresie planowania przestrzennego;
12) planowanie i ustalanie potrzeb rzeczowych i finansowych w zakresie prac planistycznych i inwestycyjnych;
13) koordynacja i przygotowanie opracowań projektowych w sprawie odbudowy Starego Kostrzyna;
14) opracowywanie i przedkładanie burmistrzowi rocznych harmonogramów działalności marketingowej, w tym planowanych wydatków;
15) stwierdzenie wygaśnięcia decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu;
16) obsługa inwestorów w zakresie nieruchomości miejskich;
17) opracowywanie i popularyzowanie informacji o możliwościach i warunkach inwestowania w mieście,
b) w zakresie architektonicznym:
1) nadzór urbanistyczno - architektoniczny nad inwestycjami w miejscach o znaczącej funkcji lub istotnych dla zagospodarowania przestrzennego miasta;
2) opiniowanie projektów dla ww. inwestycji;
3) opiniowanie zmian architektonicznych w obiektach istniejących;
4) wykonanie planów koncepcyjnych zagospodarowania w miejscach o znaczącej funkcji;
5) opiniowanie reklam pod względem formy, estetyki oraz miejsca lokalizacji i sposobu montażu;
6) nadzór urbanistyczno - architektoniczny nad zagospodarowaniem przestrzennym oraz wyglądem estetycznym miasta,
c) w zakresie geodezji i gospodarki nieruchomościami:
1) prowadzenie procedur związanych z wydawaniem decyzji o podziale gruntów;
2) ewidencjonowanie zasobu gruntów gminnych i jego aktualizacja;
3) organizowanie przetargów w zakresie zbywania gruntów i nieruchomości w trybie ustawy o gospodarce nieruchomościami;
4) prowadzenie procedur w zakresie zbywania, nabywania, dzierżawy i użytkowania wieczystego nieruchomości stanowiących własność miasta, w tym:
a) współpraca z wydziałem GK przy sprzedaży miejskich lokali mieszkalnych,
b) działek budowlanych,
c) nieruchomości zabudowanych,
d) uwłaszczanie osób prawnych na nieruchomościach stanowiących własność miasta, a będących w dotychczasowym zarządzie lub użytkowaniu;
5) prowadzenie spraw dotyczących nabywania nieruchomości na rzecz miasta;
6) sporządzanie dokumentacji formalno - prawnej związanej z nabywaniem na rzecz miasta od Skarbu Państwa nieruchomości w trybie komunalizacji na wniosek i z mocy prawa;
7) prowadzenie spraw dotyczących przekazywania mienia;
8) przygotowywanie dokumentów w sprawach dotyczących pierwokupu nieruchomości położonych na terenie miasta;
9) nieodpłatne przekazywanie w drodze umów gruntów stanowiących własność miasta na rzecz Skarbu Państwa, przejmowanie nieodpłatne na własność miasta gruntów od Skarbu Państwa;
10) prowadzenie spraw dotyczących oddawania nieruchomości miasta w zarząd komunalnym jednostkom organizacyjnym nieposiadającym osobowości prawnej, ustalanie opłat rocznych za wieczyste użytkowanie i zarząd, nanoszenie zmian i wysyłanie informacji do właścicieli i użytkowników wieczystych;
11) naliczanie opłat za użytkowanie wieczyste, aktualizacja opłat rocznych z tytułu zarządu, użytkowania wieczystego;
12) naliczanie opłat adiacenckich;
13) prowadzanie kontroli terenowej nieruchomości miasta będących w użytkowaniu wieczystym oraz dzierżawionych bądź będących przedmiotem najmu;
14) prowadzenie spraw związanych z przekształcaniem prawa użytkowania wieczystego w prawo własności;
15) prowadzenie spraw związanych z robotami geodezyjno - kartograficznymi oraz wyceną nieruchomości, a także odbiór robót od wykonawców;
16) nadawanie numeracji porządkowej nieruchomościom i nazewnictwa ulic;
17) prowadzenie rejestrów dotyczących sprzedaży oraz przekazywanie informacji o sprzedaży do Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej MZK i Wydziału Finansowego;
18) ujawnianie własności miasta w dziale ksiąg wieczystych, składanie wniosków o założenie ksiąg wieczystych i wprowadzanie w nich zmian;
19) wydawanie decyzji zatwierdzających projekty podziału nieruchomości;
20) prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawie rozgraniczenia działek na wniosek strony lub urzędu;
21) przygotowywanie umów dzierżawy gruntów na użytkowanie rolnicze, pod garażami, obiektami handlowo - usługowymi typu nietrwałego, na cele rekreacyjne oraz gruntów przeznaczonych na cele: organizacji cyrków, "wesołych miasteczek", zaplecza budowlanego, ogródków przydomowych, parkingów, placów do nauki jazdy;
22) opracowywanie opinii w sprawie rekultywacji i zagospodarowania gruntów.
Wydział Gospodarki Komunalnej i Lokalowej (GK)
§ 18. 1. Wydziałem Gospodarki Komunalnej i Lokalowej kieruje naczelnik.
2. Do podstawowego zakresu działania wydziału należą:
a) w zakresie gospodarki komunalnej:
1) prowadzenie spraw dotyczących systemu odprowadzania wód deszczowych, zaopatrzenia w wodę i odprowadzania ścieków;
2) prowadzenie spraw dotyczących funkcjonowania systemu ciepłowniczego;
3) prowadzenie spraw z zakresu utrzymania terenów zielonych, małej architektury, czystości na terenie miasta;
4) świąteczna i noworoczna oraz okolicznościowe dekoracje miasta;
5) prowadzenie dokumentacji oraz nadzór merytoryczny nad spółkami i zakładami gminnymi w zakresie działania wydziału;
6) sprawowanie nadzoru oraz udział w przeglądach i odbiorach technicznych zleconych do wykonania robót, rozliczanie zleceniobiorców oraz weryfikacja faktur;
7) przygotowywanie projektów uchwał dotyczących spraw leżących w zakresie działania wydziału;
8) nadzór nad utrzymaniem i zarządzaniem cmentarzami komunalnymi;
9) wydawanie zezwoleń na utrzymywanie psów ras uznawanych za agresywne;
10) utrzymanie oświetlenia drogowego;
11) prowadzenie prac z zakresu ochrony zwierząt, w tym nadzór nad schroniskiem dla bezdomnych zwierząt,
b) w zakresie gospodarowania mieniem gminnym:
b1) zadania własne:
1) udzielanie zezwoleń w drodze decyzji na świadczenie usług polegających na usuwaniu, wykorzystywaniu i unieszkodliwianiu odpadów komunalnych;
2) wnioskowanie o zakładanie, rozszerzanie i zamykanie cmentarzy komunalnych;
3) nadzór nad:
a) utrzymaniem i zarządzaniem cmentarzami komunalnymi i nieczynnymi cmentarzami,
b) utrzymaniem miejsc pamięci,
b2) zadania zlecone:
1) sprawowanie opieki nad grobami i cmentarzami wojennymi,
c) w zakresie drogownictwa:
1) koordynacja działalności w zakresie budowy i utrzymania przystanków oraz zatok autobusowych;
2) prowadzenie ewidencji dróg i obiektów mostowych;
3) wydawanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego dróg, dla których burmistrz jest zarządcą;
4) koordynowanie robót w pasie drogowym i dokonywanie odbioru przywrócenia pasa drogowego do stanu pierwotnego;
5) opiniowanie wniosków o korzystanie z dróg w sposób szczególny;
6) opiniowanie projektów budowlanych dotyczących zadań realizowanych w pasie drogowym;
7) prowadzenie sprawozdawczości w zakresie dróg i obiektów mostowych;
8) kontrola bieżąca stanu technicznego nawierzchni jezdni i chodników oraz oznakowania poziomego i pionowego;
9) opracowywanie rocznych planów rzeczowo - finansowych;
10) współpraca z policją w zakresie bezpieczeństwa ruchu;
11) analizowanie i opiniowanie wniosków dotyczących bezpieczeństwa i organizacji ruchu;
12) współpraca z zarządami dróg krajowych, wojewódzkich i powiatowych w zakresie zarządzania drogami i ich utrzymywania;
13) kontrola sprawności funkcjonowania systemu odprowadzenia wód opadowych (rowy przydrożne oraz kanalizacja deszczowa w ciągach dróg);
14) prowadzenie spraw dotyczących umieszczenia w pasie drogowym reklam i tablic informacyjnych,
d) w zakresie działalności gospodarczej:
15) nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem targowisk;
16) prowadzenie ewidencji i wydawanie zezwoleń na wykonywanie krajowego zarobkowego przewozu osób;
17) prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej;
18) wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych oraz naliczanie opłat za korzystanie z tych zezwoleń;
19) prowadzenie ewidencji przesłanych do urzędu wpisów do KRS,
e) w zakresie ochrony środowiska:
1) wydawanie osobom fizycznym i jednostkom organizacyjnym zezwoleń na usunięcie drzew i krzewów z terenów ich nieruchomości, naliczanie i rozkładanie na raty opłat oraz naliczanie kar za samowolne ich usuwanie;
2) współpraca ze służbą ochrony zabytków w zakresie terenów zielonych położonych na terenach nieruchomości wpisanych do rejestru zabytków;
3) przeprowadzanie inwentaryzacji zadrzewień i zakrzewień na terenie miasta;
4) prowadzenie ewidencji i rejestru wykazów zanieczyszczeń wprowadzonych do powietrza oraz naliczanie wysokości opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska;
5) prowadzenie rejestru wydanych decyzji o karach;
6) wydawanie przedsiębiorcom pozwoleń i ustalanie warunków prowadzenia działalności w zakresie odbioru odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości, opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych, ochrony przed bezdomnymi zwierzętami, prowadzenia schronisk dla bezdomnych zwierząt, a także grzebowisk i spalarni zwłok zwierzęcych i ich części;
7) opiniowanie programów gospodarki odpadami niebezpiecznymi zatwierdzonych przez wojewodę lub starostę;
8) opiniowanie zezwoleń na prowadzenie działalności w zakresie zbierania lub transportu odpadów, odzysku lub unieszkodliwienia odpadów oraz pozwoleń na wytwarzanie odpadów;
9) nadzór nad realizacją gminnego planu gospodarki odpadami;
10) nadzór nad wykonaniem obowiązków właścicieli nieruchomości, zarządców dróg i innych w zakresie utrzymania porządku i czystości w mieście;
11) prowadzenie spraw związanych z programem segregacji odpadów oraz współpraca z Celowym Związkiem Gmin CZG-12;
12) prowadzenie ewidencji zbiorników bezodpływowych i przydomowych oczyszczalni ścieków na terenie miasta;
13) opiniowanie wniosków w sprawie uznania lasów za ochronny lub pozbawienie go tego charakteru;
14) utrzymanie lasów komunalnych;
15) nadzorowanie gospodarki w lasach niepaństwowych;
16) nadzór nad akwenami wodnymi;
17) szacowanie szkód wyrządzonych przez zwierzynę leśną na gruntach rolnych poza granicami obwodu łowieckiego oraz współudział w szacowaniu szkód w uprawach rolniczych powstałych wskutek klęsk żywiołowych;
18) współpraca z ogrodami działkowymi oraz instytucjami wspierającymi rolnictwo;
19) prowadzenie spraw związanych z ochroną przyrody;
20) organizowanie lub współorganizowanie konkursów, akcji w związku z prowadzeniem Miejskiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (MFOŚiGW), w tym nadzór nad:
a) wykonywaniem nasadzeń,
b) likwidacją "dzikich" wysypisk,
c) koordynacja akcji światowych, ogólnopolskich, lokalnych np. Sprzątanie Świata;
21) planowanie dochodów i wydatków MFOŚiGW, nadzór nad wydatkami tych środków oraz sprawozdawczość;
22) przeprowadzanie inwentaryzacji krajoznawczej, dokonywanie przeglądów pomników przyrody;
23) nadzór i koordynacja prac związanych z konserwacją urządzeń melioracyjnych i nadzór nad prawidłowym przebiegiem prac, opiniowanie lokalizacji inwestycji, wykonywanie sprawozdań;
24) opiniowanie zakresu prac i koncesji związanych z poszukiwaniem i rozpoznawaniem oraz wydobywaniem kopalin;
25) wykonywanie spraw związanych z ustawą Prawo wodne;
26) wydawanie zezwoleń na prowadzenie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków oraz spraw z tym związanych;
27) prowadzenie wykazu danych o dokumentach dotyczących zakresu ochrony środowiska;
28) współpraca z innymi jednostkami w zakresie ochrony środowiska.
Referat Gospodarki Mieszkaniowej (GM)
§ 19. 1. Referat Gospodarki Mieszkaniowej podlega naczelnikowi Gospodarki Komunalnej i Lokalowej.
2. Referatem kieruje kierownik.
3. Do podstawowych zadań referatu należy:
a) w zakresie gospodarki mieszkaniowej:
1) tworzenie projektów i realizacja uchwał rady w zakresie zasad gospodarowania mieszkaniowym zasobem miasta;
2) przygotowywanie sprawozdań i wniosków z realizacji uchwał rady w zakresie gospodarki mieszkaniowej;
3) prowadzenie spraw dotyczących gospodarowania miejskim zasobem mieszkaniowym:
a) sprzedaży mieszkań komunalnych,
b) przydziału mieszkań komunalnych i socjalnych,
c) rozpatrywanie podań w sprawach zamian, podnajmu mieszkań,
d) realizacja wyroków sądowych o eksmisję,
e) określanie zasad i kryteriów wynajmowania i remontowania pomieszczeń niemieszkalnych na cele mieszkaniowe,
f) współpraca z Kostrzyńskim Towarzystwem Budownictwa Społecznego w zakresie budowy i wynajmu mieszkań,
g) sporządzanie sprawozdań i informacji w zakresie gospodarki lokalowej,
h) planowanie środków na realizację zadań z zakresu gospodarki mieszkaniowej,
i) analizowanie potrzeb w zakresie budownictwa mieszkaniowego;
4) prowadzenie spraw w zakresie zaległości czynszowych;
5) prowadzenie spraw z zakresu dodatków mieszkaniowych:
a) planowanie środków finansowych w budżecie na realizację wypłat dodatków mieszkaniowych,
b) przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków o przyznanie dodatku mieszkaniowego,
c) wydawanie decyzji administracyjnych o przyznaniu lub odmowie dodatku mieszkaniowego,
d) prowadzenie rejestru składanych wniosków i wydawanych decyzji,
e) współdziałanie z zarządcami budynków w sprawach dotyczących opłat za najem lokali mieszkalnych;
6) nadzór nad realizacją umowy o zarządzanie zasobem mieszkaniowym miasta;
7) współpraca w zakresie innych zadań z Wydziałem Gospodarki Komunalnej i Lokalowej.
Referat Inwestycji i Remontów (IR)
§ 20. 1. Referatem Inwestycji i Remontów kieruje kierownik.
2. Do zadań realizowanych przez referat należy w szczególności:
a) z zakresu inwestycji i remontów:
1) planowanie i nadzór nad realizacją inwestycji miejskich;
2) prowadzenie spraw dotyczących finansowania i współfinansowania inwestycji miejskich oraz dofinansowania inicjatyw lokalnych;
3) zlecanie prac biurom projektowym i inwestorom zastępczym w zakresie realizacji zadań inwestycyjnych miasta;
4) koordynowanie przygotowania dokumentacji dotyczących inwestycji własnych miasta;
5) współdziałanie z Biurem Integracji Europejskiej i Współpracy Międzynarodowej w zakresie możliwości pozyskiwania źródeł finansowania zadań inwestycyjnych;
6) współdziałanie z Wydziałem Finansowym w zakresie rozliczania inwestycji;
7) przekazywanie środków trwałych uzyskanych w wyniku inwestycji do Wydziału Finansowego;
8) opracowywanie projektów dotyczących strategii inwestycyjnej miasta oraz projektów programów inwestycyjnych;
9) nadzór nad realizacją oraz rozliczaniem inwestycji miejskich prowadzonych przez miejskie jednostki organizacyjne;
10) przygotowanie i prowadzenie postępowań przetargowych w celu wyboru wykonawcy zadań,
b) z zakresu zamówień publicznych:
1) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie planowania zamówień publicznych w szczególności:
a) ustalenie potrzeby udzielenia zamówienia publicznego oraz określenia jego przedmiotu,
b) ustalenie wartości zamówienia oraz źródeł finansowania,
c) zebranie informacji o warunkach i możliwościach realizacji zamówienia;
2) przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych finansowanych z budżetu miasta zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych, a w szczególności:
a) ustalenie trybu postępowania w zależności od wartości i przedmiotu zamówienia,
b) opracowywanie i prowadzenie dokumentacji związanej z prowadzonym postępowaniem,
c) przygotowanie zarządzeń burmistrza związanych z udzieleniem zamówienia,
d) udział w pracy komisjach przetargowych,
e) opracowywanie ogłoszeń związanych z prowadzonym postępowaniem, kontrola nad ich publikacją, przyjmowanie ofert;
3) opracowywanie sprawozdań w zakresie zamówień publicznych;
4) prowadzenie ewidencji zamówień publicznych, protestów i odwołań;
5) koordynowanie spraw związanych z ubezpieczeniami urzędu, dróg, placów zabaw;
6) udzielanie informacji, wyjaśnień i porad w zakresie zamówień publicznych;
7) przedstawianie propozycji szkoleń w zakresie zamówień publicznych;
8) prowadzenie spraw związanych z reprezentowaniem miasta przed zespołami arbitrów przy Prezesie Urzędu Zamówień Publicznych;
9) udzielanie pomocy komórkom organizacyjnym w zakresie prawidłowości postępowania w sprawach zamówień publicznych;
10) współdziałanie w sprawowaniu nadzoru oraz kontroli w zakresie prawidłowości postępowania w sprawach zamówień publicznych.
Urząd Stanu Cywilnego (USC)
§ 21. 1. Pracą Urzędu Stanu Cywilnego kieruje kierownik.
2. Do zakresu działania należy:
1) prowadzenie rejestracji stanu cywilnego, wydawanie decyzji administracyjnych, załatwianie spraw konsularnych związanych z działalnością USC, współpraca z sądami i innymi organami w zakresie rejestracji stanu cywilnego, a w szczególności wynikających z przepisów prawa o aktach stanu cywilnego i kodeksu rodzinnego i opiekuńczego:
a) prowadzenie ksiąg stanu cywilnego, rejestracji urodzeń, małżeństw i zgonów, które nastąpiły w okręgu działania USC,
b) prowadzenie akt zbiorczych i skorowidzów do ksiąg stanu cywilnego,
c) przyjmowanie oświadczeń woli o:
– wstąpieniu w związek małżeński,
– braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa,
– wyborze nazwiska, jakie będą nosić małżonkowie i dzieci,
– uznaniu dziecka,
– nadaniu dziecku nazwiska męża matki,
– powrocie do poprzednio noszonego nazwiska,
d) aktualizowanie przechowywanych ksiąg przez wpisywanie wzmianek dodatkowych i przypisków na podstawie orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych, zawiadomień i wypisów aktów nadsyłanych przez inne USC oraz oświadczeń woli osób zainteresowanych,
e) przechowywanie przez okres 100 lat ksiąg prowadzonych przez USC;
2) wydawanie wypisów z ksiąg stanu cywilnego oraz zaświadczeń:
a) odpisów zupełnych i skróconych z aktów urodzeń, małżeństw i zgonów,
b) o braku przeszkód wyłączających zawarcie małżeństwa w formie wyznaniowej,
c) stwierdzających, że obywatel polski lub cudzoziemiec nieposiadający żadnego obywatelstwa, posiada zdolność prawną do dokonania czynności stanowiącej podstawę sporządzenia aktu stanu cywilnego za granicą;
3) wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach:
a) odtworzenia lub ustalenia treści aktu stanu cywilnego,
b) sprostowania błędu pisarskiego,
c) uzupełnienia treści aktu stanu cywilnego,
d) wpisywania do krajowej księgi stanu cywilnego aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu sporządzonego za granicą;
4) wykonywanie zadań określonych w ustawie o orderach i odznaczeniach, a w szczególności występowanie z wnioskiem o nadanie medali "Za długoletnie pożycie małżeńskie";
5) prowadzenie archiwum zakładowego.
a) w zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych:
a1) zadania własne:
1) współpraca z instytucjami i organami wojskowymi w sprawach przestrzegania obowiązku meldunkowego;
2) prowadzenie spraw związanych z repatriacją Polaków,
a2) zadania zlecone:
1) realizacja zadań wynikających z przepisów ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych:
a) prowadzenie bazy ewidencji ludności oraz jej aktualizacja w oparciu o akta stanu cywilnego,
b) wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania i wymeldowania,
c) prowadzenie ewidencji i spraw związanych z pobytem cudzoziemców na terenie gminy;
2) prowadzenie rejestru wyborców i sporządzanie spisów wyborców;
3) realizacja zadań wynikających z przepisów ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych - przyjmowanie wniosków i wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość;
4) tworzenie rejestrów wydanych dowodów osobistych;
5) wydawanie zaświadczeń w oparciu o dokumenty z teczek osobowych;
6) załatwianie spraw związanych z nadawaniem numeru ewidencyjnego w ramach Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności.
Wydział Oświaty, Kultury i Opieki (OK)
§ 22. 1. Wydziałem Oświaty, Kultury i Opieki kieruje naczelnik.
2. Do podstawowego zadań wydziału należy:
a) w zakresie oświaty:
1) realizacja zadań związanych z tworzeniem, przekształcaniem, likwidacją i prowadzeniem szkół podstawowych, gimnazjów i przedszkoli;
2) analiza zmian demograficznych na terenie miasta;
3) sprawdzanie i przygotowywanie do zatwierdzenia arkuszy organizacyjnych szkół podstawowych, gimnazjów i przedszkoli;
4) analiza i zatwierdzanie zmian organizacji pracy podległych jednostek oświatowych;
5) prowadzenie spraw osobowych dyrektorów podległych jednostek oświatowych;
6) współdziałanie z organem nadzoru merytorycznego - Kuratorium Oświaty;
7) współdziałanie z zakładowymi organizacjami związkowymi funkcjonującymi w podległych jednostkach oświatowych;
8) przygotowanie i obsługa administracyjna konkursów na dyrektorów podległych jednostek oświatowych;
9) nadzór nad realizacją obowiązku szkolnego nauki;
10) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem projektów budżetu i realizacją budżetu przez podległe jednostki oświatowe;
11) nadzorowanie prawidłowego wykorzystania środków budżetowych;
12) wykonywanie analiz dotyczących organizacji przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów;
13) prowadzenie spraw dotyczących współdziałania miasta ze szkołą ponadgimnazjalną i z wyższymi uczelniami;
14) realizowanie zadań związanych z dofinansowaniem pracodawcom kosztów przygotowania zawodowego młodocianych pracowników;
15) prowadzenie spraw związanych z uzyskaniem przez nauczycieli stopnia nauczyciela mianowanego;
16) prowadzenie spraw związanych z odwołaniami nauczycieli od decyzji dyrektora w przypadku uzyskania stopnia nauczyciela kontraktowego;
17) prowadzenie i koordynacja spraw związanych ze sprawozdawczością oświatową;
18) przygotowanie i realizacja zadań związanych z przyznaniem stypendium za wyniki w nauce lub sporcie;
19) zwrot kosztów dojazdów do placówek szkolno - wychowawczych dla dzieci i młodzieży niepełnosprawnej;
20) przygotowywanie wniosków o przyznanie dotacji na realizację zadań oświatowych, ich realizacja i rozliczenie;
21) kontrola miejskich jednostek organizacyjnych w zakresie zadań przypisanych organowi prowadzącemu;
22) koordynowanie zadań w zakresie planowania inwestycji i remontów bazy oświatowej, kulturalnej i sportowej w mieście;
23) współdziałanie z kierownikami podległych miejskich jednostek organizacyjnych w zakresie pozyskiwania środków na remonty i modernizację obiektów;
24) koordynowanie działań oraz nadzorowanie działalności podległych miejskich jednostek organizacyjnych w zakresie organizacji zajęć pozalekcyjnych oraz wypoczynku zimowego i letniego dzieci i młodzieży;
25) przygotowywanie uchwał, regulaminów oraz realizacja obowiązujących przepisów w zakresie oświaty, kultury, sportu, pomocy społecznej, profilaktyki, ochrony zdrowia i współpracy z organizacjami pozarządowymi,
b) w zakresie kultury:
1) prowadzenie rejestru instytucji kultury;
2) przygotowywanie projektów aktów organizacyjnych i nadzór nad ich realizacją w podległych instytucjach kultury;
3) nadzór nad działalnością podległych instytucji kultury;
4) pozyskiwanie środków pozabudżetowych na realizację imprez i przedsięwzięć z zakresu upowszechniania kultury;
5) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem projektu budżetu podległych instytucji kultury oraz realizacją budżetu;
6) kontrola podległych instytucji kultury w zakresie przyznanej dotacji;
7) współdziałanie z instytucjami kultury oraz ze stowarzyszeniami w zakresie upowszechniania kultury oraz tworzenia planów rozwoju kultury w mieście;
8) współdziałanie w zakresie upowszechniania kultury na terenie miasta oraz udzielanie pomocy organizacjom społeczno - kulturalnym, amatorskim ruchom artystycznym, placówkom oświatowym itp.;
9) prowadzenie spraw osobowych dyrektorów podległych instytucji kultury;
10) przekazywanie burmistrzowi opinii i wniosków w zakresie działalności programowej instytucji kultury;
11) monitorowanie oraz współorganizowanie obchodów uroczystości o charakterze państwowym na terenie miasta,
c) w zakresie sportu:
1) współdziałanie z Miejskim Ośrodkiem Sportu i Rekreacji (MOSiR) oraz stowarzyszeniami w zakresie rozwoju kultury fizycznej;
2) prowadzenie spraw związanych z opracowaniem projektu budżetu MOSiR;
3) prowadzenie spraw związanych z realizacją budżetu MOSiR;
4) sprawowanie nadzoru merytorycznego nad działalnością statutową MOSiR;
5) kontrola merytoryczno - finansowa MOSiR;
6) prowadzenie spraw osobowych dyrektora MOSiR;
7) opiniowanie kalendarza imprez sportowych na dany rok;
8) wnioskowanie o tworzenie bazy sportowo - rekreacyjnej miasta,
d) w zakresie profilaktyki i ochrony zdrowia:
1) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem i realizacja programów: profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, przeciwdziałania przemocy, przeciwdziałania narkomanii, przeciwdziałania patologiom;
2) przygotowanie i realizacja budżetu profilaktyki;
3) kontrola realizacji programów oraz sporządzanie sprawozdań;
4) obsługa administracyjna Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych;
5) prowadzenie dokumentacji związanej z kierowaniem osób na przymusowe leczenie odwykowe;
6) udział w ogólnopolskich kampaniach profilaktycznych;
7) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji w sprawie poświadczenia prawa do świadczeń zdrowotnych;
8) współdziałanie z Ośrodkiem Pomocy Społecznej (OPS) w tworzeniu warsztatów terapii zajęciowej;
9) prowadzenie spraw związanych z realizacją programów profilaktyki zdrowotnej;
10) inicjowanie działań mający na celu integrację społeczną osób niepełnosprawnych;
11) wnioskowanie o środki pozabudżetowe na realizację zadań z zakresu profilaktyki,
e) w zakresie pomocy społecznej:
1) prowadzenie spraw związanych z opracowaniem projektu budżetu OPS i realizacją budżetu OPS;
2) sprawowanie nadzoru merytorycznego w zakresie działalności OPS;
3) kontrola merytoryczno - finansowa OPS;
4) prowadzenie spraw osobowych kierownika OPS;
5) przygotowywanie oraz rozliczanie wniosków o przyznanie dotacji na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej;
6) współdziałanie z OPS oraz instytucjami i urzędami w zakresie udzielania pomocy mieszkańcom miasta;
7) prowadzenie spraw związanych umarzaniem należności przyznanych w oparciu o obowiązujące przepisy ustawy o pomocy społecznej, ustawy o świadczeniach rodzinnych i alimentacyjnych;
8) monitorowanie oraz współorganizowanie pomocy osobom potrzebującym,
f) w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi:
1) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem dotacji na dofinansowanie zadań publicznych;
2) kontrola organizacji pozarządowych w zakresie wydatkowania środków z udzielonej dotacji;
3) kontrola merytoryczna w zakresie realizacji zadań, na które została udzielona dotacja z budżetu;
4) prowadzenie spraw związanych ze sprawozdawczością organizacji pozarządowych.
Referat Świadczeń Społecznych (RS)
§ 23. 1. Referatem Świadczeń Społecznych kieruje kierownik.
2. Referat podlega bezpośrednio naczelnikowi Wydziału Oświaty, Kultury i Opieki.
3. Do zadań realizowanych przez referat należy prowadzenie wszystkich spraw związanych ze świadczeniami rodzinnymi i dodatkami do zasiłków rodzinnych, świadczeniami alimentacyjnymi, pomocą materialną dla uczniów o charakterze socjalnym, a w szczególności:
1) udzielanie informacji w zakresie ustawy i rozporządzeń o świadczeniach rodzinnych i świadczeniach z funduszu alimentacyjnego, pomocy materialnej dla uczniów o charakterze socjalnym - stypendium szkolnego i zasiłku szkolnego;
2) wydawanie druków wniosków wraz z pouczeniem;
3) przyjmowanie wniosków i analiza danych zawartych we wnioskach;
4) prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawach z zakresu działania referatu;
5) ustalenie prawa do świadczeń i przygotowanie decyzji o przyznaniu bądź odmowie przyznania świadczeń;
6) sporządzanie listy wypłat dla potrzeb Wydziału Finansowego i ich terminowe przekazywanie;
7) prowadzenie postępowań wyjaśniających w sprawach o zwrot nienależnie pobranych świadczeń;
8) podejmowanie kompleksowych działań wobec dłużników alimentacyjnych;
9) współpraca z prokuraturą, sądem oraz innymi instytucjami w zakresie dotyczącym przyznawanych świadczeń;
10) występowanie do właściwych instytucji w celu uzyskania niezbędnych danych do prowadzenia spraw z zakresu świadczeń rodzinnych i świadczeń funduszu alimentacyjnego;
11) prowadzenie rejestru spraw wpływających do referatu;
12) przyjmowanie pism i odwołań w sprawie świadczeń rodzinnych i alimentacyjnych;
13) udzielanie bieżących informacji i wyjaśnień w sprawie toczących się postępowań administracyjnych;
14) wydawanie zaświadczeń w sprawie świadczeń rodzinnych i z funduszu alimentacyjnego;
15) współpraca z Biurem Radców Prawnych m.in. w zakresie podejmowania działań na rzecz obywateli;
16) prawidłowe wykorzystanie środków finansowych i rzeczowych;
17) sporządzanie sprawozdań o wypłatach świadczeń rodzinnych, wydatkach z funduszu alimentacyjnego i innych dotyczących zakresu pracy referatu;
18) wykonywanie innych czynności wynikających z ustaw i rozporządzeń.
Biuro Integracji Europejskiej i Współpracy Międzynarodowej (BIE)
§ 24. 1. Biurem Integracji Europejskiej i Współpracy Międzynarodowej kieruje kierownik.
2. Do zakresu działania biura należy:
1) prowadzenie i rozpowszechnianie informacji o dostępnych inicjatywach Unii Europejskiej mających na celu integrację Polski ze strukturami europejskimi;
2) inicjowanie i koordynowanie prac jednostek organizacyjnych urzędu zaangażowanych w realizację projektów współfinansowanych z funduszy europejskich;
3) prowadzenie bazy danych o wszystkich programach UE przeznaczonych na rozwój lokalny i ponadlokalny;
4) współpraca z przedstawicielami organów zarządzających programami integracyjnymi i środkami pomocowymi przydatnymi w planowaniu rozwoju społeczno - gospodarczego miasta;
5) pomoc i doradztwo w przygotowaniu formularzy aplikacyjnych;
6) prowadzenie działalności informacyjnej, doradczej oraz szkoleniowej z zakresu integracji europejskiej, ich upowszechnianie w urzędzie, miejskich jednostkach organizacyjnych oraz spółkach z udziałem miasta;
7) współpraca z Urzędem Komitetu Integracji Europejskiej i przedstawicielstwem Unii Europejskiej w Polsce, Urzędem Marszałkowskim oraz organami administracji publicznej i innymi podmiotami w zakresie zadań realizowanych przez biuro;
8) współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi w zakresie pozyskiwania dodatkowych źródeł finansowania zadań związanych z funkcjonowaniem i zarządzaniem miastem.
Referat Spraw Wojskowych i Obrony Cywilnej (WO)
§ 25. 1. Referatem Spraw Wojskowych i Obrony Cywilnej kieruje kierownik.
2. Do zadań realizowanych przez referat należy:
1) przygotowanie i przeprowadzenie rejestracji przedpoborowych;
2) przygotowanie i współudział w przeprowadzeniu poboru;
3) wydawanie decyzji o uznaniu poborowych, którym doręczono karty powołania do odbycia zasadniczej służby wojskowej oraz żołnierzy odbywających tę służbę za posiadających na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny;
4) opiniowanie wniosków poborowych i żołnierzy odbywających zasadniczą służbę wojskową o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny;
5) rozpatrywanie wniosków, naliczanie i wypłacanie "należności mieszkaniowych" żołnierzom samotnym oraz odbywającym zasadniczą służbę wojskową;
6) ustalanie wysokości oraz wypłacanie świadczeń rekompensujących, żołnierzom rezerwy odbywającym ćwiczenia wojskowe;
7) kompletowanie i opiniowanie podań w sprawie odroczenia zasadniczej służby wojskowej;
8) wykonywanie czynności związanych z powszechnym obowiązkiem obrony oraz współdziałanie w tych sprawach z organami wojskowymi;
9) sporządzenie, prowadzenie, aktualizacja dokumentacji związanej z natychmiastowym uzupełnieniem sił zbrojnych - akcja kurierska;
10) doręczanie kart powołania do czynnej służby wojskowej, do odbycia ćwiczeń wojskowych przeprowadzanych w trybie natychmiastowego stawiennictwa oraz do czynnej służby wojskowej, w razie ogłoszenia mobilizacji i wojny - w ramach akcji kurierskiej;
11) opracowywanie i prowadzenie rocznego planu świadczeń rzeczowych i osobistych, które mają być wykonywane w następnym roku;
12) wykonywanie i współudział w realizacji zadań obronnych, obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego przypisanych burmistrzowi miasta;
13) wykonywanie niezbędnych opracowań i realizacja czynności organizacyjnych mających na celu przygotowanie komórek organizacyjnych urzędu do działania w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny;
14) współpraca z odpowiednimi służbami w zakresie zwalczania klęsk żywiołowych i usuwania ich skutków;
15) sporządzenie, prowadzenie, aktualizacja planu świadczeń rzeczowych i osobistych przewidzianych do realizacji w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny;
16) wydawanie i uchylanie decyzji administracyjnych nakładających obowiązek świadczeń rzeczowych i osobistych;
17) prowadzenie zbiorczych zestawień oraz sprawozdawczości dotyczących świadczeń na rzecz obrony;
18) prowadzenie spraw z zakresu obronności związanych z planowaniem obronnym, gotowością obronną, programowaniem mobilizacji gospodarki i ochroną obiektów;
19) tworzenie i aktualizacja bazy danych dotyczącej logistycznego zabezpieczenia wsparcia sił sojuszniczych przemieszczających się przez teren miasta (HNS);
20) opracowanie i aktualizacja planu operacyjnego funkcjonowania miasta w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno - militarnego) i wojny;
21) opracowanie, prowadzenie, aktualizacja dokumentacji Stałego Dyżuru Burmistrza Miasta na okres zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno - militarnego) i wojny;
22) prowadzenie szkoleń obsady Stałego Dyżuru Burmistrza Miasta;
23) podejmowanie i realizacja przedsięwzięć zapewniających przetrwanie i zabezpieczenie potrzeb bytowych ludności w przypadku wystąpienia zdarzeń kryzysowych o charakterze nie militarnym lub klęsk żywiołowych;
24) opracowywanie, aktualizowanie i nadzór nad realizacją Planu obrony cywilnej miasta oraz planu ewakuacji ludności;
25) opracowywanie, aktualizowanie i nadzór nad realizacją Miejskiego planu reagowania kryzysowego;
26) koordynowanie prac związanych z organizacją systemu zarządzania kryzysowego - powołanie Miejskiego Zespołu Reagowania (MZR) (opracowanie dokumentacji, szkolenie składu osobowego MZR, itp.);
27) prowadzenie Miejskiego Centrum Reagowania;
28) opracowywanie, aktualizowanie, nadzór nad realizacją Planu operacyjnego ochrony przed powodzią miasta;
29) tworzenie formacji obrony cywilnej, szkolenie i wyposażanie w sprzęt zgodnie z tabelami należności;
30) prowadzenie działalności szkoleniowej formacji obrony cywilnej i ludności w zakresie powszechnej samoobrony;
31) planowanie środków finansowych na szkolenia oraz nadzorowanie prawidłowości ich wykorzystania;
32) prowadzenie magazynu sprzętu OC i magazynu przeciwpowodziowego; utrzymanie, konserwacja, naprawa sprzętu będącego na wyposażeniu magazynów oraz jego uzupełnianie;
33) terminowe przekazywanie sprzętu techniczno - wojskowego OC, dozymetrycznego do legalizacji, przygotowywanie propozycji do wybrakowania sprzętu i jego wybrakowanie;
34) prowadzenie ewidencji oraz przydziału sprzętu techniczno - wojskowego OC do poszczególnych formacji OC i magazynów OC w zakładach pracy na terenie miasta, zgodnie z tabelami należności;
35) nadzór nad prawidłowym utrzymaniem i konserwacją sprzętu OC w instytucjach i zakładach pracy na terenie miasta, przygotowanie, rozbudowa systemu ostrzegania i alarmowania miasta;
36) prowadzenie głośnych i cichych prób syren alarmowych; utrzymanie w stałej sprawności urządzeń alarmowych, prowadzenie miesięcznych treningów łączności radiotelefonicznej w radiowej sieci zarządzania Wojewody Lubuskiego - włączenie do treningów zakładów pracy z terenu miasta;
37) prowadzenie działalności promującej i upowszechniającej humanitarne idee OC;
38) koordynowanie zadań obronnych i OC realizowanych przez instytucje i podmioty gospodarcze;
39) nadzór nad planowaniem i zapewnieniem ochrony oraz ewakuacją dóbr kultury na okres zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu polityczno - militarnego) i wojny;
40) nadzór nad planowaniem i zapewnieniem ochrony urządzeń i ujęć wody pitnej na wypadek zagrożenia;
41) opiniowanie projektów aktów prawa miejscowego dotyczących spraw obronnych obrony cywilnej oraz reagowania kryzysowego;
42) współdziałanie z organami administracji wojskowej, rządowej i samorządowej, Policją, Strażą Pożarną, przedsiębiorcami w zakresie realizacji zadań obronnych, obrony cywilnej, wojskowych, reagowania kryzysowego;
43) planowanie środków finansowych na realizację zadań obronnych i obrony cywilnej, reagowania kryzysowego, nadzorowanie prawidłowości ich wykorzystania;
44) zgodnie z ustawą o ochronie informacji niejawnych prowadzenie Kancelarii Tajnej:
a) prowadzenie dzienników, rejestrów dokumentacji niejawnej,
b) wytwarzanie, rejestrowanie, przyjmowanie, wysyłanie, przechowywanie, udostępnianie dokumentów niejawnych.
Stanowisko ds. Ochrony Informacji Niejawnych
§ 26. 1. Zakres działania stanowiska ds. ochrony informacji niejawnych:
1) organizacja ochrony informacji niejawnych, współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych;
2) prowadzenie Kancelarii Tajnej oraz spraw związanych z zabezpieczeniem, udostępnianiem i wydawaniem dokumentów zawierających informacje niejawne osobom posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa;
3) ochrona informacji niejawnych w systemach i sieciach teleinformatycznych przy współpracy z informatykiem urzędu;
4) nadzór nad organizacją ochrony fizycznej pomieszczeń urzędu, w których przetwarzane są informacje niejawne;
5) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów o ochronie tych informacji;
6) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu informacji niejawnych;
7) opracowanie planu ochrony urzędu i nadzorowanie jego realizacji;
8) opracowywanie szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone";
9) prowadzenie postępowania sprawdzającego w celu ustalenia czy osoba nim objęta daje rękojmię zachowania tajemnicy;
10) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych według zasad określonych w obowiązujących przepisach;
11) udzielanie doraźnej pomocy w zakresie klasyfikowania informacji niejawnych oraz stosowania właściwych klauzul tajności, a także procedur ich zmiany i znoszenia;
12) bieżące informowanie burmistrza o przebiegu współpracy z jednostkami i komórkami organizacyjnymi służb ochrony państwa;
13) uniemożliwianie osobom nieuprawnionym dostępu do informacji niejawnych.
Stanowisko ds. bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony ppoż.
§ 27. 1. Zakres działania stanowiska ds. bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony ppoż.:
1) okresowa analiza stanu BHP;
2) stwierdzanie zagrożeń zawodowych, bieżące informowanie burmistrza i kierowników podległych jednostek organizacyjnych o stwierdzonych zagrożeniach oraz przedkładanie wniosków usuwania i zapobiegania zagrożeniom;
3) przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów BHP na stanowiskach pracy w urzędzie i w miejskich jednostkach organizacyjnych;
4) przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących BHP i ochrony ppoż.;
5) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy;
6) prowadzenie dochodzenia powypadkowego;
7) przeprowadzanie szkoleń wstępnych i na stanowisku pracy dla nowo przyjmowanych pracowników oraz organizowanie szkoleń z zakresu BHP i ppoż. zgodnie z obowiązującymi przepisami;
8) współpraca z inspekcją pracy i innymi państwowymi instytucjami upoważnionymi do kontroli przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej;
9) inicjowanie i rozwijanie na terenie urzędu i miejskich jednostek organizacyjnych różnych form popularyzacji problematyki bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii pracy;
10) współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami;
11) sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, przynajmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy.
Stanowisko ds. Promocji Miasta (PR)
§ 28. 1. Do podstawowego zakresu działania samodzielnego pracownika ds. promocji miasta należy:
1) opracowanie i realizacja strategii promowania miasta, współpraca z rzecznikiem urzędu celem promocji miasta w mediach;
2) inicjowanie i koordynowanie działań promocyjnych, opracowywanie rocznych planów imprez promocyjnych z udziałem miasta;
3) opracowywanie materiałów reklamowych i informacyjnych o mieście;
4) koordynacja pracy komórek organizacyjnych dotyczących folderów, imprez kulturalnych, turystycznych, gospodarczych, wystawienniczych;
5) inicjowanie współpracy miasta z miastami partnerskimi, współorganizacja wizyt, współorganizacja imprez związanych z tą współpracą w kraju i zagranicą we współpracy z BIE;
6) prowadzenie obsługi promocyjnej z uwzględnieniem miejskich jednostek organizacyjnych;
7) upowszechnianie i gromadzenie informacji statystycznych o mieście, instytucjach na terenie miasta, organizacjach, fundacjach itp.;
8) realizacja zadań związanych z udziałem w regionalnych, krajowych i zagranicznych targach i wystawach;
9) współpraca z jednostkami kultury, turystyki i sportu, podmiotami gospodarczymi i w tym zakresie wspieranie działań promujących miasto;
10) poszukiwanie możliwości ogólnokrajowej i międzynarodowej promocji miasta;
11) gromadzenie danych dotyczących bezrobocia, współpraca w tym zakresie z Urzędem Pracy;
12) współpraca z organizacjami pozarządowymi z terenu miasta;
13) współopracowywanie programów rozwoju oraz monitoring wdrażania strategii rozwoju miasta;
14) tłumaczenie rozmów i tekstów zgodnie z kwalifikacjami;
15) realizacja zadań związanych z rozwojem turystyki.
Pełnomocnik burmistrza ds. Systemu Zarządzania Jakością (ISO)
§ 29. 1. Do podstawowego zakresu działania pełnomocnika burmistrza ds. Systemu Zarządzania Jakością należy:
1) planowanie, utrzymanie i doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością, zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001 - 2000;
2) składanie sprawozdań z funkcjonowania systemu oraz dokonywanie oceny jego skuteczności;
3) przygotowanie materiałów na przegląd systemu;
4) nadzorowanie auditów wewnętrznych;
5) koordynowanie zadań projakościowych w ramach doskonalenia systemu;
6) współpraca i wymiana doświadczeń z miejskimi jednostkami organizacyjnymi w przedmiotowym zakresie.
Straż Miejska (SM)
§ 30. 1. Straż Miejska w Kostrzynie nad Odrą jest samorządową umundurowaną formacją powołaną do ochrony porządku publicznego na terenie miasta Kostrzyn nad Odrą i realizującą zadania wynikające z ustaw i rozporządzeń dotyczących straży gminnych.
2. Strażą Miejską kieruje komendant.
3. Do zadań Straży Miejskiej należy w szczególności:
1) ochrona spokoju i porządku w miejscach publicznych;
2) czuwanie nad porządkiem w zakresie określonym przepisami na terenie miasta;
3) współdziałanie z właściwymi podmiotami w zakresie ratowania życia i zdrowia obywateli, pomocy w usuwaniu awarii technicznych i skutków klęsk żywiołowych oraz innych miejscowych zagrożeń;
4) ochrona obiektów komunalnych i urządzeń użyteczności publicznej;
5) współdziałanie z organizatorami i innymi służbami w ochronie porządku podczas zgromadzeń i imprez publicznych;
6) informowanie społeczności lokalnej o stanie i rodzajach zagrożeń, a także inicjowanie i uczestniczenie w działaniach mających na celu zapobieganie popełnianiu przestępstw i wykroczeń oraz zjawiskom kryminogennym i współdziałanie w tym zakresie z organami państwowymi, samorządowymi i organizacjami społecznymi;
7) podejmowanie czynności zmierzających do ujęcia osób stwarzających w sposób oczywisty bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego;
8) nakładanie grzywien w postępowaniu mandatowym za wykroczenia określone w trybie przewidzianym przepisami o postępowaniu w sprawach o wykroczenia;
9) dokonywania czynności wyjaśniających, kierowania wniosków o ukaranie do sądu, oskarżania przed sądem i wnoszenia środków odwoławczych - w trybie i zakresie określonych w Kodeksie postępowania w sprawach o wykroczenia;
10) usuwania pojazdów i ich unieruchamiania przez blokowanie kół w przypadkach, zakresie i trybie określonych w przepisach o ruchu drogowym;
11) żądania niezbędnej pomocy od instytucji państwowych i samorządowych;
12) zwracania się, w nagłych przypadkach, o pomoc do jednostek gospodarczych, prowadzących działalność w zakresie użyteczności publicznej oraz organizacji społecznych, jak również do każdej osoby o udzielenie doraźnej pomocy na zasadach określonych w ustawie o Policji;
13) obserwowania i rejestrowania przy użyciu środków technicznych obrazu zdarzeń w miejscach publicznych;
14) wykonywanie innych czynności wynikających z przepisów prawa i stanowiących kompetencje straży gminnych;
15) terminowe przekazywanie i rozliczanie się z druków ścisłego zarachowania do Wydziału Finansowego.
Audytor Wewnętrzny (AU)
§ 31. 1. Audytor wewnętrzny wykonuje swoje zadania w komórkach organizacyjnych oraz miejskich jednostkach organizacyjnych, które nie są zobowiązane do samodzielnego prowadzenia audytu wewnętrznego na podstawie odrębnych przepisów.
2. Do zadań audytora wewnętrznego należy w szczególności:
1) opracowywanie rocznego planu audytu wewnętrznego;
2) przeprowadzanie audytu wewnętrznego w komórkach organizacyjnych oraz miejskich jednostkach organizacyjnych, na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego;
3) przeprowadzanie w szczególnie uzasadnionych przypadkach audytu wewnętrznego poza rocznym planem audytu wewnętrznego, na podstawie odrębnych przepisów;
4) wykonywanie czynności doradczych, w tym składanie wniosków, mających na celu usprawnienie funkcjonowania urzędu oraz miejskich jednostek organizacyjnych;
5) przedkładanie burmistrzowi sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni - do końca marca roku kalendarzowego oraz planu audytu na rok następny - do końca października roku kalendarzowego;
6) przekazywanie kierownikowi miejskiej jednostki organizacyjnej sprawozdania z przeprowadzonego audytu wewnętrznego;
7) prowadzenie dokumentacji z przeprowadzonych zadań audytowych i akt audytu wewnętrznego, zgodnie z odrębnymi przepisami prawa.
Dział IV
Zasady organizacji i porządku pracy w urzędzie
§ 32. 1. Zasady organizacji i porządku pracy w urzędzie oraz prawa i obowiązki pracowników unormowane są w regulaminie pracy urzędu miasta.
2. W urzędzie obowiązuje 8 godzinny dzień pracy w dni powszednie w poniedziałki od godziny 800 do godziny 1600, a w pozostałe dni tygodnia od godziny 730 do godziny 1530.
3. Obsługa administracyjna interesantów odbywa się w dni pracy urzędu w godzinach pracy.
4. W sprawach skarg przyjmuje burmistrz miasta w każdy poniedziałek od godz. 1600 do godziny 1630, w pozostałe dni sekretarz w godzinach pracy urzędu.
Dział V
Zasady i tryb postępowania przy opracowywaniu i wydawaniu aktów prawnych
§ 33. 1. Akty prawne powszechnie obowiązujące wydają:
1) rada - w formie uchwał, w sprawach określonych przepisami prawa i statutem miasta;
2) burmistrz - w formie zarządzeń porządkowych w przypadkach określonych w art. 41 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym.
§ 34. 1. Burmistrzowi przysługuje prawo wydania zarządzeń w celu wykonania uchwał rady oraz innych zadań wynikających z przepisów prawa.
2. W sprawach nie cierpiących zwłoki, związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego burmistrz podejmuje czynności.
3. Burmistrz wydaje wewnętrzne akty prawne w formie okólników i zarządzeń wewnętrznych; okólniki i zarządzenia wewnętrzne nie posiadają mocy przepisów gminnych.
§ 35. 1. Projekt aktu prawnego opracowuje odpowiedni kierownik komórki organizacyjnej zgodnie ze swoim zakresem działania i przekazuje do zaopiniowania zgodnie z przepisami prawa i statutem miasta.
2. Projekt aktu prawnego wymaga zaopiniowania przez radcę prawnego.
§ 36. 1. Przepisy (uchwały, zarządzenia) ogłasza się przez rozplakatowanie w miejscach publicznych lub w inny sposób zwyczajowo przyjęty, a także przez ogłoszenie w prasie lokalnej - chyba, że przepisy prawa stanowią inaczej.
§ 37. 1. Zasady i tryb ogłaszania aktów prawa miejscowego określa ustawa z 20 lipca 2000r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (t.j. Dz. U. Nr 68, poz. 449 z 2007r.).
2. Urząd prowadzi zbiór przepisów gminnych, dostępnych do powszechnego wglądu w Wydziale Organizacyjno - Administracyjnym.
§ 38. 1. Opracowując projekty aktów normatywnych należy stosować zasady techniki prawodawczej, a mianowicie:
1) postanowienia projektu nie mogą być sprzeczne z prawem;
2) projekt nie może zawierać postanowień wykraczających poza granice, upoważnienia ustawowego (delegacji prawnej), a także wkraczać w sferę spraw zastrzeżonych do kompetencji innych organów;
3) należy unikać zamieszczenia w projekcie postanowień stanowiących powtórzenie przepisów zawartych w innych aktach prawnych wydawanych przez uprawnione organy;
4) układ projektów powinien być przejrzysty, a redakcja jasna, ścisła i zwięzła bez zbytecznych zdań pobocznych oraz zgodna z zasadami pisowni polskiej;
5) w projektach należy unikać używania obcych wyrazów oraz określeń językowych i zwrotów technicznych nie będących w powszechnym użyciu, jeżeli można posłużyć się określeniem i zwrotem powszechnie stosowanym;
6) zawarte w projektach określenia dotyczące woli pracodawcy powinny być redagowane w formie bezosobowej (np. zarządza się, ustala się, zatwierdza się, orzeka się itp.);
7) dla oznaczenia jednakowych pojęć należy w projektach używać takich samych wyrazów i określeń prawnych, jakie są przyjęte w ustawodawstwie.
Akty własne wydawane przez burmistrza miasta
§ 39. 1. Wydanie zarządzenia następuje z inicjatywy danej komórki organizacyjnej urzędu.
2. Komórka organizacyjna przygotowująca akt prawny po podpisaniu przez burmistrza przedkłada jeden egzemplarz do Wydziału Organizacyjno - Administracyjnego.
3. Wydział Organizacyjno - Administracyjny prowadzi dla każdego typu aktu rejestr.
4. Zarządzenia, postanowienia, pisma okólne powinny zawierać:
1) oznaczenie (np. zarządzenie, postanowienie, pismo okólne i numer kolejny w danym roku kalendarzowym);
2) datę podjęcia: dzień, miesiąc (słownie), rok;
3) określenie zakresu przedmiotowego podlegającego regulacji;
4) wskazanie podstawy prawnej (zarządzenie) lub odpowiedniego artykułu z regulaminu organizacyjnego urzędu;
5) treść regulowanych zagadnień;
6) wskazanie podmiotów odpowiedzialnych za wykonanie i ewentualny termin wykonania;
7) datę wejścia w życie;
8) ewentualne wskazanie aktów ulegających uchyleniu.
Dział VI
Obieg dokumentów w urzędzie
§ 40. 1. Ustala się poniższy tryb obiegu dokumentów w urzędzie:
1) korespondencja, przesyłki pocztowe oraz pisma wnoszone osobiście przyjmowane są w Biurze Obsługi Interesanta, którego pracownik przekazuje całość korespondencji sekretarzowi do dekretacji;
2) po zadekretowaniu i zarejestrowaniu pism w dzienniku podawczym Biuro Obsługi Interesanta przekazuje je właściwym komórkom organizacyjnym;
3) zabrania się przyjmowania korespondencji bezpośrednio w komórkach organizacyjnych z pominięciem Biura Obsługi Interesanta;
4) pod pojęciem "korespondencji" należy rozumieć:
a) pisma przychodzące z zewnątrz,
b) pisma wnoszone przez osoby fizyczne i prawne i inne jednostki organizacyjne;
5) korespondencję dzieli się na:
a) zwykłą,
b) specjalną (pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe);
6) na każdym wpływającym piśmie (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na kopercie) zamieszcza się pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania oraz numer rejestracji w dzienniku podawczym;
7) kierownicy zgłaszają do sekretariatu osoby upoważnione do odbierania korespondencji;
8) odbierający korespondencję potwierdza jej odbiór w dzienniku podawczym swoim podpisem;
9) zasady obiegu i rejestracji dokumentów w komórkach organizacyjnych reguluje instrukcja kancelaryjna;
10) pracownik Biura Obsługi Interesanta na żądanie interesanta składającego pismo potwierdza jego odbiór na kopii dokumentu.
Dział VII
Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli
§ 41. 1. W urzędzie obowiązują następujące godziny przyjęć interesantów:
1) burmistrz i jego zastępca przyjmują interesantów w poniedziałki w godzinach 1200 - 1500;
2) pozostali pracownicy przyjmują interesantów we wszystkich sprawach w godzinach pracy urzędu.
2. Centralny rejestr skarg i wniosków prowadzi pracownik Biura Radców Prawnych.
3. Kontrolę i nadzór w zakresie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków sprawuje sekretarz.
4. Kierownicy komórek organizacyjnych zgłoszone skargi i wnioski są zobowiązani rozpatrzyć i załatwić z należytą starannością, wnikliwie i terminowo, zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie postępowania administracyjnego oraz przepisach określających organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.
5. Poza kolejnością przyjmowani są:
1) posłowie i senatorowie RP;
2) radni Rady oraz radni Rady Powiatu Gorzowskiego;
3) osoby niepełnosprawne.
Dział VIII
Organizacja działalności kontrolnej
§ 42. 1. Ustalenia regulaminu dotyczą organizacji i wykonania kontroli w komórkach organizacyjnych i miejskich jednostkach organizacyjnych.
2. Pracownicy urzędu przeprowadzają kontrolę wewnętrzną i zewnętrzną.
3. Kontrolę zewnętrzną sprawowaną przez burmistrza wykonują:
1) inspektor ds. kontroli;
2) sekretarz;
3) skarbnik;
4) kierownicy komórek organizacyjnych, zgodnie z ich właściwością rzeczową.
4. Kontrola zewnętrzna może być przeprowadzona jako:
1) kompleksowa - obejmująca całokształt zasadniczych funkcji statutowych zadań kontrolowanej jednostki;
2) problemowa - obejmująca wybrane zagadnienia w jednej lub więcej kontrolowanych jednostkach;
3) doraźna - rewizja, inspekcja - wynikająca z bieżących potrzeb prowadzona w różnych jednostkach.
5. Przed przystąpieniem do kontroli kontrolujący opracowują tezy i założenia oraz czas trwania kontroli, o których informują kierowników komórek organizacyjnych lub kontrolowanych jednostek.
6. Tezy kontroli winny zawierać:
1) tematykę kontroli;
2) cel i zadania;
3) okres objęty kontrolą;
4) zakres przedmiotowy;
5) określenie dokumentów niezbędnych do przebadania;
6) termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli;
7) określenie przepisów prawnych z zakresu kontroli.
7. Kontrolujący przeprowadzając kontrolę wykonuje wszystkie niezbędne czynności prowadzące do osiągnięcia celu kontroli, mianowicie:
1) ustalenie stanu faktycznego i porównanie go ze stanem wzorcowym;
2) ustalenie nieprawidłowości i przyczyn ich powstania;
3) wskazanie osób odpowiedzialnych za zaistniałe nieprawidłowości, określenie jakie przepisy i obowiązki zostały naruszone;
4) wskazanie właściwych metod pracy;
5) omówienie wyników kontroli z kierownikami jednostek kontrolowanych lub z zainteresowanymi pracownikami.
8. Każda kontrola zostaje zakończona protokołem.
9. Jeżeli w wyniku kontroli stwierdzone zostały uchybienia w działalności, należy sporządzić zalecenia pokontrolne.
10. Po zakończeniu kontroli kompleksowej w oparciu o ustalenia kontroli sporządza się wnioski oraz opracowuje ocenę funkcjonowania danej jednostki organizacyjnej.
11. W ciągu 14 dni od zakończenia kontroli kompleksowej należy zorganizować w kontrolowanej jednostce naradę pokontrolną, w której uczestniczy burmistrz lub jego zastępca, kierownik kontrolowanej jednostki, kierownik komórki organizacyjnej sprawującej nadzór nad działalnością jednostki kontrolowanej i pracownicy prowadzący kontrolę.
§ 43. 1. W razie ujawnienia przestępstwa lub uzasadnionego podejrzenia o jego popełnienie kontrolujący:
1) zgłasza ten fakt kierownikowi jednostki kontrolowanej oraz swojemu przełożonemu;
2) zabezpiecza materiały dowodowe.
§ 44. 1. Czynności kontrolne należy udokumentować w postaci protokołów oraz wpisu w książkach kontroli.
2. Protokół pokontrolny powinien być zwięzły i przejrzysty oraz syntetycznie obrazować działalność jednostki w zakresie kontrolowanych spraw.
3. Protokół winien być sporządzony w ciągu 7 dni od zakończenia kontroli.
4. W przypadku braku uchybień można odstąpić od sporządzenia protokołu i ograniczyć się do sporządzenia notatki służbowej.
§ 45. 1. Protokół kontroli winien zawierać:
1) pełne brzmienie nazwy jednostki kontrolowanej;
2) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;
3) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe przeprowadzającego kontrolę oraz pracowników, którzy udzielali wyjaśnień;
4) określenie przedmiotu i zakresu kontroli;
5) termin poprzedniej kontroli i realizację zaleceń pokontrolnych;
6) ustalenia kontroli;
7) omówienie wydanych w toku kontroli zaleceń doraźnych i zakresu instruktażu;
8) wzmiankę o prawie zgłoszenia pisemnych wyjaśnień co do treści protokołu w ciągu 7 dni od podpisania;
9) wyszczególnienie załączników;
10) stwierdzenie ilości egzemplarzy i komu doręczono;
11) miejsce i datę sporządzenia protokołu oraz podpis osoby kontrolującej i kierownika jednostki kontrolowanej.
§ 46. 1. Książkę kontroli zewnętrznych prowadzi Wydział Organizacyjno - Administracyjny.
2. W książce kontroli dokonują wpisu osoby przeprowadzające kontrolę w komórkach organizacyjnych.
3. Pracownik Wydziału Organizacyjno - Administracyjnego wyznaczony przez sekretarza ma obowiązek okazywania książki kontroli na każde żądanie osobom upoważnionym do dokonywania kontroli.
§ 47. 1. Sekretarz organizuje system kontroli wewnętrznej i sprawuje ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu oraz prawidłowością wykorzystania sygnałów kontroli wewnętrznej.
§ 48. 1. Kontrolę wewnętrzną w urzędzie sprawują:
1) burmistrz;
2) zastępca burmistrza;
3) skarbnik;
4) sekretarz;
5) kierownicy komórek organizacyjnych.
Dział IX
Zasady podpisywania pism i decyzji
§ 49. 1. Burmistrz osobiście podpisuje:
1) zarządzenia i okólniki;
2) wystąpienia kierowane do organów administracji rządowej;
3) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, posłów i senatorów;
4) pisma w sprawach zastrzeżonych dla burmistrza przepisami niniejszego regulaminu oraz przepisami odrębnymi lub mających ze względu na swój charakter specjalne znaczenie oraz pozostałe pisma wynikające z kompetencji burmistrza.
2. W okresie nieobecności burmistrza akty normatywne i inne dokumenty określone w ust. 1 podpisuje zastępca burmistrza lub sekretarz.
3. Burmistrz może upoważnić pracowników urzędu do podpisywania korespondencji dotyczącej spraw pozostających w zakresie czynności tych pracowników, w tym wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach.
4. Upoważnienia, o których mowa w ust. 3 burmistrz udziela na piśmie.
5. Wydział Organizacyjno - Administracyjny prowadzi rejestr wydanych upoważnień.
Dział X
Postępowanie z aktami
§ 50. 1. Akta spraw przechowuje się w komórkach organizacyjnych i archiwum zakładowym.
2. W komórkach organizacyjnych przechowuje się akta spraw bieżących, będących w załatwieniu oraz spraw załatwionych w roku kalendarzowym.
3. Akta spraw zakończonych przekazuje się do archiwum zakładowego do 31 marca roku następnego.
4. Do oznaczania akt należy używać symboli komórek organizacyjnych wymienionych w § 5 ust. 1.
Dział XI
Postanowienia organizacyjne
§ 51. 1. Szczegółową organizację wewnętrzną w oparciu o postanowienia regulaminu ustalają kierownicy komórek organizacyjnych w porozumieniu z sekretarzem, dotyczy to w szczególności:
1) regulaminu wewnętrznego komórki organizacyjnej, który powinien zawierać:
a) strukturę organizacyjną komórki organizacyjnej z określeniem stanowisk pracy,
b) szczegółowy zakres zadań wykonywanych przez pracowników na poszczególnych stanowiskach pracy;
2) regulaminy wewnętrzne podlegają stałej aktualizacji, zakresy czynności nowo przyjętych pracowników powinny być opracowane w ciągu 7 dni od daty zatrudnienia;
3) regulaminy wewnętrzne komórek organizacyjnych zatwierdza sekretarz;
4) zbiór regulaminów wewnętrznych prowadzi Wydział Organizacyjno - Administracyjny.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych obowiązani są zapoznać nowo przyjętych pracowników ze statutem miasta oraz z:
1) regulaminem organizacyjnym urzędu;
2) regulaminem pracy urzędu;
3) przepisami dotyczącymi zasad i form postępowania z dokumentami niejawnymi;
4) rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. wraz ze zmianami, w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych;
5) przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
3. Oświadczenie o przyjęciu do wiadomości i przestrzeganiu przepisów, o których mowa w ust. 2 dołącza się do akt osobowych pracownika.
Dział XII
Postanowienia końcowe
§ 52. 1. Kierownik komórki organizacyjnej jest bezpośrednim przełożonym pracowników zatrudnionych w danej komórce organizacyjnej.
2. Kierownik komórki organizacyjnej ponosi odpowiedzialność za prawidłową organizację pracy w danej komórce organizacyjnej, porządek, dyscyplinę pracy oraz doskonalenie zawodowe pracowników.
3. Burmistrz może wydać szczegółowe zalecenia wewnętrzne dotyczące sposobu realizowania postanowień niniejszego regulaminu.
4. Zmiany regulaminu następują w trybie określonym dla jego uchwalenia.
RSS
Załączniki (2)
Metadane
Drukuj
Historia zmian
